Pourquoi est-il important de calculer l’ancienneté dans une entreprise?
En gestion des ressources humaines, la notion d’ancienneté est un élément fondamental qui revêt une triple performance. Sur le plan managérial, l’ancienneté offre un contexte précieux pour évaluer les performances d’un employé, en termes de loyauté, d’engagement et de compétences. Elle est souvent utilisée pour prendre des décisions en termes de carrière, telle que gestion des promotions et des augmentations salariales. Par ailleurs, au niveau juridique, elle est souvent essentielle pour le respect des obligations légales et conventionnelles. Enfin, elle influence l’aspect social de l’entreprise en contribuant à la satisfaction et la motivation de vos employés. C’est pourquoi il est indispensable de savoir comment calculer l’ancienneté.
Voici quelques astuces pour calculer et gérer l’ancienneté
Dans la suite de cet article, nous vous proposons 5 astuces précieuses qui vous aideront à gérer et à calculer l’ancienneté de vos employés. De l’utilisation de la technologie, à l’organisation des données en passant par des revues régulières, découvrez les meilleures façons d’entretenir un suivi précis et à jour de l’ancienneté de vos employés.
Définition et différents types d’ancienneté
Qu’est-ce que l’ancienneté ?
L’ancienneté désigne la durée cumulée d’un employé dans une entreprise et se caractérise par un suivi continu de son parcours professionnel. Un employé avec une longue ancienneté a été avec l’entreprise diminue évidemment le turnover, reflétant la rétention des employés. De manière générale, un employé « ancien » est un actif précieux pour l’entreprise, car il détient une connaissance approfondie de son travail, de sa culture et de ses valeurs.
Les différents types d’ancienneté dans une entreprise.
Il existe deux types principaux d’ancienneté d’emploi : l’ancienneté de l’entreprise et l’ancienneté du poste. L’ancienneté de l’entreprise correspond au temps qu’un employé a passé au sein de cette même entreprise, sans tenir compte de la nature des postes occupés. Par contre, l’ancienneté du poste fait référence au temps passé dans un poste spécifique, ou bien dans un niveau de poste similaire, peu importe les éventuels changements des entreprises durant sa carrière.
Astuce 1 : utilisez une feuille de calcul automatique.
Quels sont les avantages d’une feuille de calcul ?
La première astuce est d’adopter une méthodologie rigoureuse, comme l’utilisation d’une feuille de calcul automatisée qui permet de garder une trace de l’ancienneté pour chaque employé. C’est un outil simple, mais particulièrement efficace pour effectuer des suivis réguliers et maintenir des mises à jour cohérentes lorsque des changements se produisent.
Comment peut-on optimiser une feuille de calcul pour le calcul de l’ancienneté ?
Une feuille de calcul optimale doit être structurée avec des colonnes indiquant le nom de l’employé, sa date d’embauche, son poste actuel, la date de sa dernière promotion ou de son dernier transfert. Ajoutez également une colonne automatique pour calculer l’ancienneté en mois ou en années. N’oubliez pas de sécuriser ces données sensibles en veillant à la confidentialité et à la sauvegarde régulière de votre fichier.
Astuce 2 : simplifiez le suivi de l’ancienneté avec un logiciel RH
Quels sont les avantages d’un logiciel RH pour le calcul de l’ancienneté ?
Avec le nombre croissant d’employés dans votre entreprise, l’utilisation d’une feuille de calcul peut rapidement devenir une tâche pénible et chronophage. Dans ce cas, une meilleure solution consiste à se tourner vers un logiciel de gestion des ressources humaines. Ces logiciels peuvent automatiquement faire le suivi de l’ancienneté pour vous, réduisant ainsi considérablement votre charge de travail.
Quels types de logiciels peuvent être recommandés pour le calcul de l’ancienneté ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion des ressources humaines sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités différentes. Parmi les plus populaires, on peut citer Workday, BambooHR ou encore Zoho People. Ces logiciels ont démontré leur efficacité et fiabilité dans le calcul l’ancienneté et d’autres tâches. Cependant, le choix du logiciel doit être adapté à vos besoins, à la taille de votre entreprise et à votre budget.
Astuce 3 : clarifier les règles de l’entreprise en matière d’ancienneté
Qu’est-ce qu’on entend par les “règles de l’entreprise”?
Les « règles de l’entreprise » font référence à votre politique interne en matière d’ancienneté. Elles doivent préciser ce qui compte pour l’ancienneté dans votre entreprise (par exemple, faut-il prendre en compte le temps passé dans l’entreprise ou seulement dans le poste actuel ?) et comment l’ancienneté influe sur les promotions, les augmentations salariales, etc.
Que doit-on inclure dans ces règles ?
Ces règles devraient expliquer comment l’ancienneté est calculée, quelles informations sont prises en compte et comment les données sont collectées et archivées. Elles devraient également préciser quels avantages sont liés à l’ancienneté dans l’entreprise.
Astuce 4 : gardez une archive organisée.
Pourquoi est-il important de garder des archives ?
Le maintien d’un registre organisé est essentiel pour pouvoir retrouver facilement des informations sur l’ancienneté d’un employé en particulier ou sur un ensemble d’employés. Cela peut également être utile pour vérifier l’exactitude des données, effectuer des analyses historiques et répondre plus facilement aux questions relatives à l’ancienneté.
Comment garder une archive organisée ?
Il existe plusieurs façons de garder vos archives organisées. Si vous utilisez une solution numérique, comme un logiciel RH ou une feuille de calcul, assurez-vous d’ajouter des balises ou des filtres pour faciliter la recherche d’informations. Vous pouvez également envisager d’utiliser une structure de dossiers pour trier les informations par date, département ou poste.
Astuce 5 : implémentez des révisions régulières.
Qu’est-ce qu’une « révision » et pourquoi est-elle nécessaire?
Les « révisions » sont des contrôles réguliers que vous effectuez pour vous assurer que les informations sur l’ancienneté de vos employés sont à jour et précises. Ces révisions sont nécessaires pour détecter et corriger rapidement d’éventuelles erreurs ou incohérences. Elles vous permettent également de vous adapter aux éventuels changements de règles au sein de votre entreprise ou de la législation.
Comment mettre en place un processus de révision?
Un processus de révision efficace pourrait impliquer une vérification mensuelle ou trimestrielle de vos dossiers d’ancienneté. Vous pourriez vérifier, par exemple, que toutes les dates d’embauche et de promotion ont été correctement enregistrées, que les calculs d’ancienneté sont corrects et que toutes les données sont à jour.
Conclusion
En somme, l’ancienneté reste une notion indispensable pour la gestion des ressources humaines. Sa bonne gestion permet de maintenir une coordination harmonieuse avec l’ensemble des décisions RH tout en créant une atmosphère de confiance au sein de l’entreprise. Avec l’ère du numérique, les entreprises ont désormais la possibilité d’automatiser cette tâche et de concentrer leurs efforts sur d’autres défis importants. Alors, n’attendez plus, mettez en place ces astuces et améliorez vos processus RH dès aujourd’hui !
