Toute entreprise veut s’assurer qu’elle utilise au mieux les ressources et les processus opérationnels qu’elle a mis en place. Personne ne veut perdre de l’argent. Chacun veut s’assurer que tout ce qu’il fait, que ce soit l’embauche d’un nouveau membre du personnel ou un déménagement, contribue à une plus grande stabilité des bénéfices. C’est pourquoi il est si important de revoir de temps en temps les différents aspects des processus commerciaux pour s’assurer qu’ils correspondent à votre grande mission. Aujourd’hui, nous avons voulu examiner la comptabilité plus en détail pour voir quelles sont les erreurs que les petites entreprises commettent souvent et comment elles peuvent être évitées.
Les faiblesses sont quelque chose que chaque entreprise a, quel que soit son succès, et chaque entreprise a certains côtés de faire des choses où elle perd de l’argent. Si nous regardons les données statistiques, nous voyons que beaucoup de pertes qui se produisent peuvent être retracées à la comptabilité.
Bien qu’il puisse y avoir de nombreux côtés de la façon dont les erreurs de comptabilité peuvent entraver la croissance de l’entreprise, aujourd’hui, nous allons examiner les cinq suivants:
Erreurs de saisie de données
Débutons par ce qui peut sembler aussi évident, mais qui est pourtant un événement très banal – la saisie manuelle des données conduit inévitablement à des erreurs.
Un autre problème lié aux erreurs de saisie de données est l’oubli d’enregistrer les petites transactions. En particulier dans le commerce de détail, il est assez facile de commencer à considérer les transactions commerciales de petite caisse comme sans importance, mais en réalité, il est crucial pour une entreprise d’avoir une image complète de ses revenus et de ses dépenses.
L’emploi d’une combinaison de logiciels qui vous permettent de suivre de manière transparente vos revenus et vos dépenses en un seul endroit (par exemple en utilisant QuickBooks et les applications professionnelles d’Intuit Appstore), vous permettra d’automatiser la majorité absolue du processus de saisie des données, en excluant les erreurs tout en vous laissant le plein contrôle des performances de votre entreprise.
Ne pas catégoriser les revenus et les dépenses
Lorsque les propriétaires d’entreprise rencontrent le concept de catégorisation, ils peuvent ne pas avoir immédiatement l’intuition de la valeur qui se cache dans la pratique d’une catégorisation appropriée. Lorsque nous parlons d’optimisation ou de croissance, les propriétaires d’entreprise l’envisagent souvent dans une perspective plus large, en tenant compte d’éléments tels que le climat du marché, l’offre et la demande, et d’autres facteurs. Mais les entreprises expérimentées qui travaillent avec un comptable savent que la mise en œuvre d’une pratique de catégorisation des revenus et des dépenses peut apporter beaucoup. L’une des raisons les plus importantes de catégoriser est que cela aide à maximiser la rentabilité. Sans savoir combien d’argent vous gagnez juste à côté de celui qui est dépensé, vous ne serez pas en mesure de voir le bénéfice réel, et confondrez le bénéfice avec le flux de trésorerie réel. Vous pouvez avoir une image de l’argent dépensé, mais en le décomposant, vous êtes réellement en mesure de voir où il y a un potentiel de réduction des dépenses.
Ne pas déléguer suffisamment
Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité vous permet d’écarter le facteur d’erreur humaine dans la saisie manuelle des données. Mais même si, en tant que propriétaire d’entreprise, vous excellez dans l’utilisation de la technologie, il peut être judicieux d’engager un comptable ou un assistant comptable. Une pratique utile peut être de demander à un professionnel de vous recommander un bon logiciel ou de vous aider lors de votre première préparation d’impôts après avoir commencé à utiliser un logiciel. Automatiser et déléguer les tâches administratives qui ne nécessitent pas votre intervention et n’apportent pas une valeur ajoutée évidente à votre entreprise peut être un avantage.
De nombreux propriétaires de petites entreprises ne veulent pas déléguer leurs responsabilités à d’autres professionnels capables, ou à des logiciels de qualité, mais le faire dans des sphères telles que la comptabilité, le juridique, l’informatique et d’autres fonctions administratives peut réduire les erreurs et augmenter la rentabilité si vous utilisez ce nouveau temps à bon escient.
L’absence d’un bon rapprochement entre les livres et les comptes bancaires
Il est très important pour les entreprises de rapprocher leurs comptes fréquemment. En bref, le rapprochement peut être défini comme le processus consistant à vérifier qu’un solde de compte tel qu’il figure dans vos livres est exact, à jour et entièrement correct, en veillant à ce qu’il corresponde au solde réel reflété dans votre compte bancaire.
La principale raison de procéder à un rapprochement est de garantir l’exactitude et la validité des informations financières. Lorsque vous rapprochez les transactions, les divergences qui se sont produites au cours de la déclaration deviennent claires, ce qui vous donne une image plus claire de vos finances. C’est particulièrement important car 82% des entreprises font faillite en raison d’une mauvaise gestion de la trésorerie, et le rapprochement permet de s’attaquer à ce problème à la base.
Les petites entreprises comme les eti devraient toujours rapprocher leurs livres au moins une fois par mois pour s’assurer que toutes leurs transactions sont enregistrées avec précision, qu’aucune fraude n’a eu lieu et pour éviter que leurs livres ne soient désynchronisés par rapport au solde réel de leurs comptes.
Ne pas accorder suffisamment d’attention à la comptabilité
Si vous voulez assurer une comptabilité efficace (et pourrions-nous dire une entreprise efficace !), la clé est certainement de tout enregistrer. Des transactions mineures aux paiements importants de vos clients, il est important de s’assurer que tout est enregistré et correctement catégorisé dans vos comptes.
Quoi que soit la taille de votre entreprise, aborder la comptabilité sérieusement vous donne une compréhension claire et fiable de la santé de votre entreprise, vous permettant de déterminer exactement vos performances sur une période donnée, et de vous assurer que vous êtes prêt pour la saison des impôts.
Depuis la catégorisation correcte des différents types de revenus, de dépenses, d’actifs et de passifs jusqu’à la réalisation d’un rapprochement mensuel de vos livres et comptes, l’établissement d’un système de comptabilité et de tenue de livres solide pour votre entreprise vous aidera à la maintenir en sécurité financière.
