L’ordinateur et tout le matériel bureautique informatique qui l’accompagnent constituent des outils indispensables pour travailler au bureau. S’équiper de la bonne manière permet de gagner du temps sur les tâches courantes et répétitives. En effet, vous améliorez la productivité de votre entreprise en prenant les mesures nécessaires pour optimiser votre temps et celui de vos employés. Découvrez des solutions efficaces pour gagner du temps au bureau.
Les fournitures de bureau indispensables pour gagner du temps
Le fonctionnement d’une entreprise requiert un certain nombre d’équipements, dont le matériel informatique et bureautique. Afin de gagner du temps, il faut user des bons outils. Optez pour des équipements informatiques et bureautiques de bonne qualité.
Recourir à un grossiste en papeterie pour les fournitures de bureau
Saviez-vous que l’achat en gros de consommables d’entreprise permet de réaliser des économies de temps et d’argent considérables ? En effet, de nombreuses sociétés préfèrent se fournir auprès d’un grossiste en fournitures de bureau au lieu de s’adresser à un détaillant. Et pour cause, les grossistes en papeterie ne vendent qu’en grande quantité. Cela vous évite de perdre du temps avec de fréquents approvisionnements. Vous réduisez également vos charges et vos frais de transport grâce à la livraison groupée.
Mettre les consommables à disposition des employés
Toute entreprise doit s’équiper de tout le matériel bureautique informatique nécessaire afin de gérer convenablement ses projets et ses dossiers. Ainsi, elle met de l’ordre dans ses activités et économise considérablement du temps lorsque ses employés doivent trouver rapidement des documents, une cartouche d’encre ou un autre consommable. Les équipes pédagogiques en ont aussi besoin pour gérer leurs activités. Les fournitures de bureau, comme la plastifieuse, le relieur et le thermorelieur, restent aussi indispensables.
Fournir le matériel informatique et bureautique aux bons services
À part le service informatique, d’autres services comme la comptabilité (qui vous aide à calculer votre valeur ajoutée notamment), les archives et les ressources humaines, requièrent des fournitures informatiques . En effet, la présence de matériel de reliure, de calculatrice ou encore d’imprimante à étiquettes à proximité permet de mieux gérer le temps. Ils n’auront pas à se déplacer à l’autre bout du couloir pour s’en servir.
Installer convenablement les postes informatiques
Pour optimiser le temps en entreprise, chaque collaborateur doit disposer d’un poste informatique avec un écran, une tour et un mobilier adapté. N’oubliez pas le filtre-écran antilumière bleu pour protéger les yeux. À ceux-là s’ajoutent les accessoires bureautiques pratiques comme les passe-câbles et les repose-poignets.
Protéger le poste informatique et les données
Il est essentiel d’équiper chaque ordinateur de bureau d’onduleurs professionnels et de solution parafoudres. Ils protègent vos données en cas de coupure de courant et vous évitent de refaire votre travail et de perdre du temps dans les diverses réparations. Les supports de sauvegarde informatiques s’avèrent aussi nécessaires. Cela inclut :
- les disques externes,
- les clés USB.
Pensez aussi à placer un destructeur de documents près de l’imprimante pour laminer rapidement les documents imprimés.
S’équiper d’un matériel de bureautique pour les réunions
Vous organisez souvent des meetings et des conférences ? Vous aurez certainement besoin de :
- rétroprojecteurs,
- vidéoprojecteurs,
- micros,
- enceintes.
L’assistance pourra alors suivre plus facilement le propos. Les employés ne perdront pas non plus leur temps à copier les notes de leurs collègues.
