Etre propriétaire d’une entreprise est gratifiant, car cela donne un niveau plus élevé de flexibilité, de liberté et plus de confiance dans ce que vous faites. Cependant, la gestion d’une entreprise exige beaucoup de votre temps et vous charge de plus de responsabilités. La majorité des propriétaires de petites entreprises travaillent plus de 40 heures par semaine, et pour beaucoup, ce chiffre est encore plus élevé, atteignant 60 heures par semaine. Et pourtant, le manque de temps reste une préoccupation majeure pour un pourcentage important de propriétaires de petites entreprises. Le manque de temps peut survenir pour de nombreuses raisons, notamment un manque de compétences ou de ressources nécessaires, etc.
Bien qu’il puisse être difficile de trouver plus de temps, plusieurs processus peuvent être peaufinés pour aider les propriétaires d’entreprise à utiliser le temps dont ils disposent de manière plus productive.
1. Améliorer la comptabilité
La comptabilité, étant une partie importante de la gestion de l’entreprise, est l’un des plus gros mangeurs de temps pour les propriétaires de petites entreprises. Beaucoup d’entre eux n’ont pas de comptable ou de teneur de livres engagé, en fait, près de la moitié (46%), selon Clutch. Dans l’ensemble, ils doivent donc s’en charger eux-mêmes. En outre, environ un quart des petites entreprises (25 %) enregistrent encore leurs finances sur papier. Inutile de dire à quel point cela peut prendre du temps. En outre, la comptabilité papier comporte un risque élevé d’erreurs et de perte de données.
2. Automatiser les tâches récurrentes de gestion financière
La comptabilité sans papier n’est qu’un petit pas vers une gestion plus efficace de la partie financière d’une entreprise. Il existe de nombreuses tâches répétitives que vous devez accomplir quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, dont certaines peuvent et même doivent être automatisées.
Par exemple, faire entrer vos nouveaux dossiers financiers dans la comptabilité peut être un travail considérable, même si vous avez une centaine de transactions par mois. Mais qu’en est-il si vous en avez quelques milliers et que vous les traitez via différents systèmes de paiement ? Ou qu’en est-il de l’envoi et de la clôture des factures à vos clients ? Alors que les systèmes de comptabilité ne fournissent généralement pas le niveau d’automatisation nécessaire, beaucoup d’entre eux, heureusement, permettent l’intégration avec des applications tierces qui résolvent ce problème.
3. Amenez vos docs dans le cloud
Savez-vous que près de 40% des entreprises affirment échouer dans la gestion des documents, nommant la localisation et le partage des documents parmi les plus grands problèmes ? Une mauvaise gestion des documents peut entraîner une perte de temps considérable, car la recherche des documents nécessaires peut parfois prendre jusqu’à 2,5 heures par jour. Pour un propriétaire d’entreprise, il est donc essentiel de classer tous les documents commerciaux dans un système clair et compréhensible. Bien que cela puisse nécessiter un investissement en temps au départ, cela peut être un gain de temps à l’avenir.
4. Gagnez du temps sur les mots de passe
La sécurité en tête, c’est une recommandation commune de créer des mots de passe complexes qui contiennent des majuscules et des minuscules, des chiffres, des symboles spéciaux, etc. Cependant, combien de mots de passe pouvez-vous littéralement garder dans votre tête, cinq, dix ? Je me souviens d’être tombé sur un article disant qu’un employé d’entreprise moyen devait garder la trace de 191 mots de passe. Pouvez-vous imaginer les mémoriser tous ? Moi non plus.
Le nombre croissant d’applications et de services que les gens utilisent pour faire leur travail les pousse souvent à commencer à utiliser un seul mot de passe pour tous les services, simplement pour gagner du temps sur le rappel d’un mot de passe nécessaire. Ce qui, à son tour, entraîne un risque plus élevé de violation de la sécurité.
5. Exploiter les modèles de proposition
Etant responsable de l’acquisition de nouveaux clients, un propriétaire de petite entreprise est inévitablement confronté à la nécessité de rédiger et de traiter des tonnes de propositions. C’est une partie importante de la gestion de l’entreprise, et rédiger une proposition qui peut atteindre votre objectif prend du temps.
Ainsi, au lieu de créer chaque proposition à partir de zéro, il est bon d’utiliser des modèles de proposition. La création d’un modèle vous demandera d’investir votre temps et vos efforts. Mais c’est un investissement qui rapporte 200%, car vous n’aurez pas besoin de passer votre temps sur la forme et la structure d’une proposition, mais seulement d’affiner le message, en fonction des besoins d’un certain prospect.
6. Maîtriser la communication
Partie intégrante de toute entreprise, la communication, lorsqu’elle n’est pas abordée avec sagesse, peut apporter beaucoup de désordre dans vos heures de travail. En effet, vous pouvez vous retrouver à répondre à des appels interminables, prévisibles et inattendus, à être distrait à chaque autre minute et à ne pas pouvoir vous concentrer sur votre travail.
Pour prendre le contrôle de la communication, vous devez introduire une pratique consistant à programmer tous vos appels et rendez-vous à une certaine partie de votre journée de travail, et suivre strictement la règle. Si vous pouvez facilement informer vos employés de l’heure à laquelle vous êtes habituellement ouvert à la communication avec eux, vous ne pouvez pas prédire ce qui serait un moment de communication pratique pour vos clients, vos prospects commerciaux, vos clients potentiels, etc.
7. Tirer parti de la vidéoconférence
La nécessité de rencontrer des clients, des partenaires, des fournisseurs et bien d’autres personnes fait que les propriétaires d’entreprise passent leur temps à se déplacer. Aujourd’hui, surtout dans les grandes villes, cela peut être contre-productif. Embouteillages, fermetures de routes imprévues – combien de réunions pouvez-vous gérer si cela risque de vous prendre quelques heures seulement pour vous rendre à un endroit ?
Si rencontrer les gens en personne est important, ce n’est pas toujours nécessaire. D’autant plus que vous pouvez joindre les gens en utilisant la vidéoconférence. Il n’est pas étonnant que la vidéoconférence devienne une partie importante de la conduite des affaires aujourd’hui. Elle facilite la communication en face à face avec les clients et les partenaires, en réduisant la nécessité de se déplacer (et en réduisant considérablement les frais de déplacement), en offrant une plus grande souplesse dans la désignation des réunions et, enfin, en donnant la possibilité de gérer un plus grand nombre de réunions au cours d’une journée.
