Vous souhaitez améliorer la gestion et l’archivage de vos documents ? Un logiciel GED pourrait être la solution à votre problème. Non seulement, il vous permettra d’assurer une fluidité dans la consultation de vos données, mais il vous fera aussi gagner en temps et en productivité. Faciles d’utilisation, les logiciels GED ELO peuvent intervenir dans différents domaines, tels que la gestion des factures et l’organisation du personnel.
Zoom sur l’application GED
La solution GED ou Gestion Électronique des Documents est une application qui vise à faciliter la gestion des documents en les dématérialisant et en les stockant dans une base de données fiables. Tous les types de fichiers peuvent être concernés par cette restructuration, allant des fichiers textes aux vidéos. Aujourd’hui, plusieurs logiciels sont proposés afin de bénéficier de cette gestion électronique. Parmi les plus simples d’utilisation figurent les logiciels de GED ELO dont les fonctionnalités ne différent pas des premières solutions GED mises en place.
Lorsque vous utilisez une application GED, la première étape est de numériser tous vos documents à l’aide d’un scanner. De cette manière, vous aurez des copies conformes de tous vos papiers sous format électronique. La seconde étape du processus consiste en l’indexation des documents numérisés. Cela va permettre de classer vos documents et de faciliter la recherche de données par la suite. Pour retrouver une facture ou un bon, vous n’aurez qu’à taper des mots clés. Vient ensuite le stockage des documents, l’une des étapes les plus importantes dans la gestion des documents. Non seulement le support choisi devra être fiable, mais il faudra aussi bien paramétrer l’accès aux données en fonction des utilisateurs autorisés à consulter les fichiers.
Les avantages de recourir à un logiciel GED
Les solutions GED ont révolutionné la gestion des documents dans les entreprises qui les ont adoptées. Si, au début, les dépenses liées à l’impression et à la gestion physique des documents étaient la cause de cette restructuration de la gestion documentaire, différentes raisons poussent aujourd’hui les entreprises à y recourir. D’un côté, une application GED permet d’accéder 24h sur 24h et en temps réel aux documents recherchés. Les collaborateurs gagneront beaucoup de temps en automatisant les processus de recherche, ce qui fera accroître grandement la productivité au sein de l’entreprise. De plus, il y aura moins de risque que des documents soient perdus ou classés dans un mauvais dossier. D’une autre part, le stockage des documents sera plus sécurisé, en plus des mises à jour à temps réel. Chaque collaborateur sera notifié lorsque des modifications sont apportées aux documents qui pourraient le concerner (à l’image de l’interface Yammer notamment). Un autre avantage des solutions GED est aussi de pouvoir fournir au fichier stocké la même valeur juridique que celle attribuée à la version originale. Puis, d’un point de vue écologique, la diminution du volume de courriers réduira considérablement la quantité de papiers utilisés.
Quelles sont les fonctionnalités des solutions GED ELO ?
Au moment où l’on parle, de plus en plus d’entreprises décident de mettre en place une solution GED pour optimiser l’archivage de leurs données. Parmi les logiciels de gestion de documents les plus prisés figurent les logiciels ELO. Pouvant s’adapter à tous vos processus et à tous vos services, les solutions GED proposées par l’éditeur ELO sont très intuitives et simples d’utilisation. Des fonctionnalités liées à la gestion de factures sont disponibles, ainsi que des outils qui optimiseront la gestion du personnel et des contrats. Ces applications peuvent être reliées à d’autres outils de travail quotidiens, comme à l’élaboration de tableaux de bords analytiques. Mis à part cela, vos collaborateurs pourront également y accéder à distance, ce qui constitue une aubaine pour ceux qui sont en télétravail.
