Les entreprises qui entrent dans l’ère du digital savent que le gain de temps est précieux. Grâce aux outils collaboratifs, les équipes d’une entreprise peuvent travailler facilement ensemble. Vous devez choisir les outils selon le type de travail et le résultat escompté.
Outil collaboratif : définition
Un outil collaboratif est un logiciel, une application ou un autre outil numérique qui permet la collaboration entre collègues. Pour faire simple, grâce à ce genre d’outil, les équipes peuvent travailler sans être en contact physique. Au lieu de faire des réunions ou de se parler face à face, il suffit d’utiliser un outil collaboratif. L’utilité de ces outils ne se limite pas aux échanges internes, ils sont aussi utiles pour la collaboration avec les clients. Les emails, les outils d’envoi et de partage de fichiers, les outils de conversation font partie de ces outils collaboratifs.
3 raisons qui incitent à utiliser des outils collaboratifs
Les outils collaboratifs entreprise sont utilisés pour des buts bien précis. Ce n’est pas uniquement le fait qu’ils font partie de la transformation numérique.
Pour la productivité
C’est le premier avantage des outils collaboratifs. Les employés sont plus productifs parce qu’ils travaillent en autonomie. Les managers ne sont pas constamment derrière eux, mais utilisent les outils pour voir l’avancement du travail. Les statistiques montrent que les collaborateurs sont productifs à plus de 25% par rapport à d’habitude. La créativité est aussi un fruit des outils collaboratifs.
Pour le gain de temps
La productivité des collaborateurs est aussi en relation avec le fait qu’ils gagnent du temps en utilisant des outils. Au lieu de travailler sur son ordi, de convertir le fichier, de le télécharger et de l’envoyer, il suffit de travailler directement sur un outil. Toute l’équipe verra tout ce qui aura été fait sur chaque document. Pas besoin d’envoyer, de télécharger ou autres. De plus, les outils, selon le travail à faire, sont optimisés pour que tout soit facile à manipuler. Par exemple, sur un outil de création de fichier de présentation, il y a déjà les fonctionnalités pour les textes, les images (testez la reconnaissance d’images avec Google Lens notamment), les vidéos. Ceci pour que vous n’ayez pas à travailler sur un outil et le transporter vers un autre outil.
Pour une amélioration continue
Certains outils donnent des rapports sur la productivité de l’équipe. Grâce à ce type d’outil, les managers peuvent améliorer le rouage de l’équipe. La prise de décision sera plus rapide, la mise en place de nouvelle stratégie de travail sera plus facile avec les données concrètes entre les mains.
Quels outils utiliser ?
Tout dépend de votre travail, car tous les outils collaboratifs ont un but précis. Voici quelques exemples des plus utilisés :
- Google Drive : boite à outils collaboratifs avec le Google Sheet pour le tableur, le Google Doc pour les documents, le Google Slides pour les présentations.
- Jira : outil collaboratif pour la gestion de projet. Il est complet et convient à tous les types de projet y compris les projets de développement informatique.
- Slack : outil pour les messageries instantanées
- Skype : très connu par les entreprises, en plus des messageries instantanées, il est très efficace pour les vidéoconférences.
