Vous avez pensé à confier la gestion du système informatique de votre entreprise à une agence spécialisée dans ce domaine ? C’est une excellente idée pour augmenter à terme la productivité de votre organisation. Mais comment faire le bon choix de prestataire ? Voici quelques conseils pour vous aider à bien choisir votre prestataire en infogérance.
Préparer un cahier de charges
Avant de vous lancer à la recherche d’un prestataire informatique, il est vivement conseillé de dresser un cahier de charges dans lequel vous allez mentionner tous les besoins que vous avez. C’est à vous qu’il revient de définir les objectifs de votre entreprise, ainsi que le plan d’actions à mener pour parvenir à les atteindre.
Dans la rédaction du cahier de charges, vous devez être précis.
Il ne faut pas fixer des attentes floues, comme « nous voulons augmenter notre capacité de travail ». En revanche, vous pouvez formuler des attentes comme « nous souhaitons pouvoir stocker l’intégralité de nos données sur un cloud sécurisé », ou « nous voulons établir un contrat de maintenance pour l’ensemble de notre parc informatique » : pour en apprendre davantage sur les différentes prestations proposées par les sociétés informatiques, n’hésitez pas à aller directement sur leur site.
Lorsque vous lui présentez un champ d’actions et des attentes clairs, vous permettez ainsi au prestataire en infogérance de vous proposer des solutions sur mesure qui auront alors toutes les chances de porter des fruits.
Infogérance : les critères à retenir
Une fois que vous avez défini vos objectifs de manière précise dans le cahier de charges, vous devez ensuite chercher le bon prestataire qui pourra vous aider à les atteindre. Il y a 4 critères essentiels pour trouver le bon prestataire.
L’expertise de l’entreprise
Une bonne gestion d’un système informatique demande que l’on ait une expertise solide. Alors, avant de conclure avec une entreprise prestataire, vous devez jeter un coup d’œil attentif sur les différentes missions que cette dernière a menées. Vous saurez ainsi si le prestataire que vous souhaitez engager a une bonne connaissance de votre domaine d’activité et des problématiques que vous pouvez rencontrer.
En plus de l’expertise, on peut aussi ajouter le critère de l’expérience. Un prestataire en infogérance qui exerce depuis de nombreuses années est toujours un bon indicateur.
Les compétences techniques de l’entreprise prestataire
Avant de choisir un prestataire pour la gestion de votre parc informatique, vous devez vous assurer des services et outils informatiques dont ce dernier a la maîtrise. Ce facteur est d’autant plus important si vous utilisez un système et que vous ne voulez pas le remplacer à court terme. Vous devez alors vérifier que le prestataire a la capacité d’appréhender rapidement votre système, et même d’en améliorer ses performances.
La fiabilité du prestataire en infogérance
Vous devez aussi vous assurer que l’entreprise prestataire est solide et a une vision à long terme. Pour cela, il faut procéder à certaines vérifications. Combien de personnes emploie-t-elle ? Est-ce qu’elle recrute ? Si le prestataire en infogérance est en pleine croissance, c’est plutôt un bon indicateur quant à sa fiabilité.
Nous vous conseillons aussi de choisir un prestataire informatique dont les bureaux ne sont pas très éloignés des vôtres. Ainsi, si vous avez un problème, vous avez l’assurance que la structure pourra vous envoyer rapidement des intervenants.
Les références du prestataire informatique
Elles sont nombreuses, ces sociétés informatiques multiservices qui ont leur site internet, avec la liste de certains de leurs clients, et même des études de cas. Pour être sûr de faire le choix du bon prestataire, nous vous conseillons de porter une attention toute particulière à ces exemples concrets. Dans l’idéal, il est conseillé de contacter les clients de ce prestataire informatique pour recueillir leurs impressions directement (lorsque c’est possible).
Ceci va alors vous permettre de vous faire une idée de la qualité des prestations proposées par cette entreprise informatique. Vous verrez par la même occasion les moyens techniques et technologiques employés par ce prestataire. Vous pourrez ainsi vous projeter sereinement dans votre future collaboration avec cette entreprise.
Ne pas oublier la protection de vos données
Sachez que lorsque vous confiez la gestion de votre système informatique à une entreprise externe, cette dernière aura accès à des données sensibles de votre entreprise. Nous vous recommandons alors de penser à la signature d’un accord avec le prestataire, lui interdisant de divulguer les informations liées à votre entreprise (accord de confidentialité).
Le prestataire informatique que vous allez choisir doit vous donner des assurances sur le plan de la cybersécurité. Il doit vous présenter les mesures qu’il mettra en place pour éviter les éventuelles fuites de données ou pour bloquer les cyberattaques. Vous devez également vérifier que le prestataire informatique effectue régulièrement des audits préventifs pour anticiper d’éventuels problèmes (proactivité).
Enquêter sur la réputation du prestataire
À l’ère du numérique, il n’y a rien de plus facile que d’enquêter sur la renommée d’une entreprise. Il vous suffit d’effectuer des recherches sur Google ou sur les réseaux sociaux. En lisant par exemple les commentaires des internautes, ceux-ci pourront vous être très instructifs et vous rassurer, ou non, sur la fiabilité de la société informatique pressentie.
Vous saurez si le prestataire à qui vous souhaitez confier la gestion de votre parc informatique respecte les engagements qu’il prend auprès de ses clients. Vous verrez aussi si celui-ci a la maîtrise des projets qui lui sont confiés, s’il intervient rapidement lorsque survient un incident ou si un client n’est pas satisfait. Si vous avez des doutes sur certains commentaires, vous pouvez, comme nous l’avons dit plus haut, contacter un ou plusieurs des clients qui figurent sur son site.
Infogérance : soyez clair sur le budget dont vous disposez
Dans le cahier des charges que vous allez rédiger à l’attention de l’entreprise prestataire en infogérance, vous devez indiquer clairement votre budget. Ceci va permettre au prestataire que vous contactez d’élaborer une offre claire en adéquation avec celui-ci. L’entreprise vous fera savoir s’il y a une incohérence entre les besoins que vous avez et le budget que vous souhaitez dédier.
