Archiver les documents au cœur d’une entreprise, est une obligation légale. Il s’agit d’un processus complexe et assez long qui demande parfois l’usage d’un logiciel d’archivage. Cependant, pourquoi l’archivage est si important ?
Garantir le respect des exigences légales
Une organisation est obligée de respecter les textes réglementaires en vigueur en ce qui concerne la conservation des archives. Le but, est de permettre aux entreprises de retrouver un dossier facilement, surtout si elle en a besoin durant la durée légale de conservation. Vous pouvez faire appel à une société archivage Lille !
Ce point important, car il permet à l’organisme d’attester sa bonne fois surtout si un litige survient. En plus, la politique d’archivage permet de se focaliser sur les documents les plus importants et de faire face aux divers besoins documentaires actuels et futurs.
La protection du patrimoine informationnel
L’information a une place importante dans la valeur d’une entreprise. Entre technologie, formule ou recettes, certaines données relatives à la gestion de la structure ne doivent pas être divulguées, car elles sont considérées comme étant sensibles. De plus, avec le cyber-piratage ou les intrusions, une copie non voulue d’un document suffit à mettre en péril la performance et la pérennité d’une entreprise.
C’est pourquoi la politique d’archivage doit intégrer des données sur la protection du patrimoine informationnel et de la gestion de la confidentialité. En général, les archives d’une société ne sont accessibles que par une poignée de personnes, disposant d’accréditation pour les visualiser.
Vous pouvez avoir plus d’informations dans cet article !
Comment archiver les données numériques dans une entreprise ?
Pour mieux archiver les données numériques au cœur d’une entreprise, le mieux c’est d’avoir un logiciel d’archivage à disposition, accessible en licence ou en mode Saas. Il est impératif de suivre 4 grandes étapes :
Identifiez et authentifiez les documents
Dans un premier temps, il faut l’authentification et l’identification des archives. Cela permet de s’assurer que les documents soient bien authentifiés et quelles sont les conditions d’archivage adaptées.
Stockez les documents
Le document doit ensuite être gardé. Le stockage numérique permet d’éviter les soucis que vous pouvez rencontrer lors d’un stockage en papier comme le risque d’incendie et d’intempérie, la poussière, la lumière vive…
Consultez les documents
A tout moment, il est possible de consulter les documents. S’ils sont préservés au cœur même de l’entreprise, les règles de conservation et de consultation sont instaurées par les dirigeants même. Les logiciels d’archivage peuvent permettre d’établir un classement des règles de stockage des documents.
Le classement final des documents archivés
Une fois que la période de conservation arrive à son terme, l’entreprise peut détruire le document ou le classer. Grâce à un logiciel d’archivage managérial, le dossier peut être détruit instantanément.
Une limitation de la responsabilité des dirigeants
Les textes législatifs en vigueur entraînent une hausse des infractions pénales en ce qui concerne les dirigeants d’entreprise. En cas de faute de l’entreprise, ce sont les premiers responsables.
On recense deux sortes d’infraction
- L’infraction volontaire, certains dirigeants souhaitant adopter une conduite à l’encontre de la législation ou agissant en connaissance de cause ;
- Les dirigeants d’entreprise ne sachant pas qu’ils ont franchi une certaine limite.
