L’une des plaintes les plus courantes dans le monde des affaires est d’être obligé d’assister à des réunions inutiles. Personne ne veut assister à une réunion en personne ou à une vidéoconférence pour entendre des choses qui auraient plutôt pu être résumées dans un message électronique.
1. Suivez la structure de la réunion de niveau 10
La réunion de niveau 10 a changé la donne pour notre organisation. Avec la structure de la réunion de niveau 10, vous avez un ordre du jour fixe qui couvre un examen des chiffres, des « grosses pierres » et d’autres questions spécifiques. Certaines questions sont discutées et résolues pendant la réunion elle-même ; pour d’autres questions, une réunion séparée est fixée, avec un ordre du jour et un plan de match clairs qui permettent de s’assurer que toute réunion séparée est efficace et réussie.
2. Pour rendre les réunions plus efficaces, fixez un ordre du jour clair
Nous fixons un ordre du jour pour nous assurer que nous sommes à la tâche. Généralement, ces réunions durent de 30 à 45 minutes.
3. Adopter la méthode PALO
On m’a appris à suivre la méthode PALO pour des réunions efficaces. Toutes les réunions doivent comporter les éléments suivants dans l’invitation à la réunion : Objectif, Ordre du jour, Logistique et Résultats. En outre, il est utile de prévoir une cadence régulière de réunions de contrôle rapide sur les projets afin de pouvoir aborder les choses avant qu’elles ne débordent sur le territoire « nous avons besoin d’une réunion de deux heures à ce sujet ».
4. Arrêtez de tenir des réunions « d’état »
Les réunions d’état ne valent rien et devraient être annulées. Cela libère de l’espace pour des réunions où des décisions peuvent être prises. Si vous vous trouvez dans une réunion et que vous ne faites pas partie de la discussion, ou que vous trouvez qu’aucune décision n’est prise, mon conseil serait de quitter rapidement cette réunion. Gardez votre temps de manière agressive.
5. Privilégier les réunions de 10 ou 20 minutes
Changer vos paramètres de réunion par défaut. Avons-nous vraiment besoin de réunions de 30 minutes ou d’une heure, ou votre agenda peut-il être accompli en moins de temps ? En tant qu’êtres sociaux, nous trouverons toujours un moyen de remplir le temps, mais si les réunions sont fixées à des blocs plus courts, nous trouverons également un moyen d’accomplir ce qui doit être fait. Changez les valeurs par défaut de votre calendrier pour des réunions de 10 ou 20 minutes afin de forcer un ordre du jour concis.
6. Rationalisez le déroulement de la réunion
La meilleure façon de rendre vos réunions plus productives est de créer un document facile à suivre. Si plusieurs personnes prennent la parole pendant la réunion, chacun doit savoir quand c’est son tour de parler et ce qui doit être dit. Si vous rationalisez le déroulement de la réunion, vous pouvez économiser du temps et des efforts.
7. Permettre aux participants d’ajouter à l’ordre du jour
Créer un ordre du jour avant la réunion et le partager avec tous les participants correspondants. Si quelqu’un a quelque chose à ajouter ou à discuter, il peut modifier l’ordre du jour. De cette façon, la réunion est aussi productive et efficace que possible.
8. Pour rendre les réunions plus efficaces, choisissez soigneusement les invités
Soyez sélectif lorsque vous choisissez les personnes que vous invitez à vos réunions. Plus il y a de personnes, plus il y a d’opinions et plus cela prendra de temps. Si vous voulez avoir une discussion ouverte ou une séance de brainstorming, vous pouvez prévoir plusieurs réunions avec différents départements ou vous pouvez rencontrer uniquement les chefs d’équipe qui peuvent diffuser l’information à leurs équipes.
