Les salons professionnels sont des évènements de grande ampleur et rassemblent de nombreuses personnes. Y participer constitue un réel atout marketing, mais encore faut-il que votre entreprise s’y prépare convenablement. Se rendre à cet évènement ne se décide en effet pas sur un coup de tête. Des étapes indispensables sont à suivre et des actions bien particulières sont à mener avant de se présenter le jour J. Sachez que votre entreprise ainsi que la concurrence participent à ce salon, c’est donc le moment de vous démarquer.
Le salon professionnel, pour qui ? Pour quoi ?
Le salon professionnel est ouvert à toutes les entreprises. Ils sont généralement répartis selon des thèmes spécifiques en fonction des secteurs des entreprises. Participer à un salon professionnel aide à faire connaître votre structure. Vous pouvez également saisir l’opportunité pour présenter vos nouveaux produits ou services.
C’est également le lieu de rencontrer de potentiels clients ou partenaires ainsi que de fidéliser les clients et partenaires que vous avez déjà. En un mot, les salons professionnels, s’ils sont bien préparés, sont des réservoirs d’opportunités de développement pour les entreprises. Votre entreprise peut même bénéficier d’un article dans la presse.
L’importance de la documentation à distribuer aux prospects
La documentation à distribuer sert dans un premier temps à informer vos prospects sur votre entreprise. Elle fait également office de rappel de la raison de leur présence et bien sûr de la structure qui les a conviés. Les documents peuvent également servir de supports pour des notes et de preuve que ces prospects ont bel et bien visité votre stand. Quel que soit le programme prévu pour le salon, vous devez nécessairement prévoir des documents à distribuer, notamment des chemises à rabats et des dépliants. Pour les prospects qui ne peuvent pas venir, vous pouvez leur envoyer la documentation.
Fournir des chemises à rabats à l’effigie de votre entreprise
Pour bien profiter du salon et faire connaître votre entreprise, la chemise à rabats personnalisée est un bon moyen d’y parvenir. Il s’agit en effet d’un outil d’une grande importance qui permet d’avoir la majeure partie de ses documents sur soi sans s’encombrer. Cette chemise est d’ailleurs transportable partout et fait office de classeur bien ordonné.
Il est possible de la personnaliser en y imprimant sur le dessus recto verso les noms, couleurs, et logo de votre entreprise. Vous pouvez également ajouter un moyen de contact ou brièvement citer les services ou produits que vous proposez. En optant pour cette personnalisation, vous fournissez à vos prospects un outil utile dont ils se serviront au quotidien. Vous profitez également de l’occasion pour faire la promotion de votre structure.
De plus, en dehors des inscriptions, vous avez la possibilité de personnaliser la forme même de la chemise. En début, ou à la fin du salon, prendre du temps pour distribuer ces chemises s’inscrit dans une stratégie marketing discrète, mais très puissante.
Offrir des dépliants, brochures, etc., personnalisés au nom de votre entreprise
En plus de la chemise à rabat, vous pouvez également envisager de distribuer des flyers, dépliants et brochures comportant des informations sur votre structure. Ces documents parleront de votre structure à votre place, il est d’ailleurs recommandé d’en distribuer le plus possible. Les cibles principales sont évidemment les prospects, mais également tous les participants au salon.
Veillez surtout à fournir des documents intéressants à lire avec des contenus écrits comme imagés pertinents. Vous devez faire en sorte que les codes couleur de votre marque soient respectés de façon à attirer l’attention avant même d’avoir lu le contenu. Présentez de manière brève et fluide votre entreprise et vos services sans oublier d’ajouter des moyens de contact.
À faire en prévision du salon
La première étape est de bien choisir son salon. En tant qu’entreprise high-tech, vous ne devez pas vous inscrire à un salon de l’agriculture par exemple. Pour chaque salon, une cible est privilégiée et vous devez veiller à ce qu’elle corresponde à vos objectifs marketing. Préférez des salons ayant un site web intéressant et de l’ancienneté dans le domaine. Prévoyez également un budget bien défini pour les réservations, les documents à imprimer, etc.
Renseignez-vous au maximum sur le salon avant de le retenir et surtout sur la surface disponible pour chaque stand. Inutile de vous préciser que si vous prévoyez plus d’équipements pour un espace plus restreint, vous aurez du mal. Il en est de même si vous utilisez mal un grand espace. Pensez donc à des stands modulables si possible, conformes aux normes du salon.
Préparer le stand et votre discours
Il est recommandé de choisir des emplacements situés à des endroits stratégiques (bar, entrée principale, podium, etc.) pour mettre plus en évidence votre marque. Une fois le stand déterminé, vous pouvez passer à la réservation. Elle se fait généralement à trois mois, six mois, ou au mieux 1 an à l’avance. Vous pouvez même demander à des entreprises partenaires l’emplacement de leurs stands pour vous mettre à proximité d’elles.
Quelques jours avant la date prévue du salon, vous pouvez commencer l’aménagement, la décoration et la mise en place de supports de communication. Vous êtes également à même de choisir des stands sur mesure à déposer directement à votre place. Rédigez à présent votre présentation en y inscrivant des contenus riches et captivants. Le but est d’amener les clients à acheter vos produits ou au moins à prendre contact avec vous. Votre discours doit donc être très argumenté et soutenu par des exemples concrets.
Informez à l’avance les collaborateurs et les invités
Vos collaborateurs qui veulent également participer au salon doivent être mis au courant le plus tôt possible. Pour cela, définissez un agenda destiné à la planification des salons de l’entreprise que vous partagerez avec vos associés. À chaque mise à jour de ce programme, n’oubliez pas de le repartager avec ces derniers pour qu’ils soient informés des dernières modifications. Par rapport aux invités, utilisez les courriers, les mails ou le téléphone pour les informer du lieu, de la date et de l’heure du salon en question. N’hésitez pas à faire des relances même la veille si nécessaire sans pour autant les étouffer.
Pour les inciter encore plus, parlez des animations que vous prévoyez (cadeaux, cocktails, etc.). Vous pouvez notamment utiliser votre site web ou votre compte professionnel sur les réseaux sociaux de votre entreprise pour signaler votre présence au salon. Cela devra se faire un bon mois à l’avance. N’hésitez pas non plus à poster des contenus ou des publicités sur le site du salon.
Mettre au point vos outils de communication
Votre discours seul est insuffisant pour faire passer votre message. Pour cela, pensez à installer tous les outils de communication capables de retenir l’attention. Comme support, vous pouvez utiliser des roll-up et kakemono à l’entrée du salon. Des affiches publicitaires peuvent être installées un peu partout dans la salle. N’oubliez pas également la documentation à distribuer aux prospects.
Pour ceux qui désirent s’abonner à vos services ou faire un partenariat avec votre entreprise, laissez-leur votre carte de visite pour qu’ils vous contactent. Vous devez donc réaliser ces outils à l’avance et imprimer différentes copies. Allez dans des imprimeries de haute qualité pour assurer la beauté et la qualité de vos supports. Veillez également à préparer des moyens de communication sur des thématiques fortes à envoyer à la presse du salon.
Réalisez un briefing général avec vos équipes avant la tenue du salon
À la veille de la présentation, vous devez faire un briefing général avec vos équipes commerciales, c’est-à-dire une petite simulation sur les différentes présentations. Chaque personne doit savoir précisément ce qu’il a à dire, à faire ainsi que le temps imparti à chaque activité.
C’est également le moment de faire le point sur le budget alloué et le tour des différentes invitations et des animations. Si votre entreprise a déjà eu à participer à des salons, l’organisation en sera davantage facilitée. Autrement, vous pourrez prendre conseil auprès de collaborateurs ayant déjà participé pour savoir plus précisément comment cela se fait. Ne pensez pas qu’une organisation type existe. Il peut y avoir des imprévus le jour J, mais vous ne devez pas vous laisser distraire ou perturber. Faites en sorte de rester dans les esprits pour décrocher le plus de contrats possible.
