La numérisation est en train de toucher de plus en plus de domaine. Dans le commerce, l’ordonnance n° 2021-1190 marque l’évolution vers les factures dématérialisées. La facturation électronique prend en charge les factures clients et les factures fournisseurs. Ce changement affecte le secteur public, les grandes entreprises, mais aussi les entreprises de taille intermédiaire et PME. Ce format électronique doit répondre aux conditions d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité. Cela signifie que la facture transmise par voie électronique doit contenir les mentions obligatoires. Le destinataire et l’émetteur y sont mentionnés. Découvrez les avantages de ce nouveau traitement des factures sous-format numériques.
La simplicité des tâches avec la dématérialisation des factures
La solution de dématérialisation des factures (https://www.impots.gouv.fr) permet une meilleure gestion des factures électriquement. Elle gère l’ensemble du processus de facturation allant de la création à la réception des factures. Elle permet de dématérialiser, émettre et automatiser les tâches pour les factures électroniques. L’archivage et la signature électronique étant centralisés en 100 % numérique, la dématérialisation offre un gain de temps considérable. Contrairement au traitement des factures papier, avec ce système, les employés peuvent se consacrer à des missions ayant plus de valeur pour l’entreprise. La simplicité impacte aussi l’échange de données. Les factures émises sont réceptionnées à temps réel. Cela accélère le développement.
Les atouts économiques et écologiques
Réduction des coûts
L’automatisation de la facture numérique aide à optimiser les coûts et à élimer certaines charges liées au format papier. En effet, sans facture papier, vous enlevez les frais de l’impression, du support-papier et de l’expédition. Pour la trésorerie des petites et moyennes entreprises, les factures transmises sous forme électronique font profiter d’une réduction administrative de plus de 30 %. Toutes les procédures sont informatisées. Ce qui double la productivité des équipes. L’archivage électronique de la facture dématérialisée assure un suivi en cas de retards par rapport aux délais de paiement. Vous pouvez facilement relancer les clients ou les fournisseurs.
Baisse de l’impact écologique
Numériser votre facture n’offre pas que des avantages en administrations ou au niveau du système d’information. Il s’agit aussi d’un atout important pour l’environnement. Beaucoup d’entreprises cherchent à réduire leurs impacts sur l’environnement et les solutions de dématérialisation font partie des moyens pour y arriver. La suppression de toute forme de papier, y compris les timbres et les enveloppes, lutte contre la déforestation. La réduction de carbone est assurée par l’abolition des traitements et naturellement des énergies utilisées pour les réaliser. Les envois de factures dématérialisées renforcent l’image positive de votre entreprise pour l’énergie durable. Cette éthique peut séduire des clients.
Les factures stockées en toute sécurité
La facture électronique est un moyen efficace pour sécuriser les données de votre entreprise. Les privilèges sont :
- une traçabilité des informations : les factures entrantes et sortantes sont stockées dans votre base de données. Cela permet de sauvegarder les informations importantes ;
- une diminution des risques d’erreur : l’e-facture est entièrement automatisée pour éviter les fautes. L’intégrité et l’authenticité sont au rendez-vous. C’est aussi une garantie de transparence dans tout le processus ;
- un stockage important : pour l’administration fiscale, lorsque vous avez besoin de vos factures, elles sont simples à trouver. En cas de problème juridique, les factures numériques peuvent être utilisées comme pièces justificatives ;
- une disponibilité permanente : vous pouvez consulter à tout moment votre base de données pour faire un suivi ou pour les rapports de votre société.
