À l’heure actuelle, il existe davantage de voies d’engagement social que l’e-mail, comme les textos et les médias sociaux. D’autre part, les e-mails sont devenus le moyen de communication dominant pour les personnes en entreprise. Dans cette optique, vous devez vous assurer que les courriels que vous écrivez seront lus et compris.
La clé pour attirer l’attention de quiconque par l’écriture est d’utiliser une prose engageante et persuasive.
Brève introduction
Les gens occupés n’ont pas le temps pour de longues formalités. Veuillez les réserver pour le moment où vous vous rencontrez dans un cadre social. Faites en sorte que l’introduction soit courte.
Un bon exemple serait : « C’était génial de vous rencontrer à l’événement de sensibilisation au cancer le (une certaine date) ». Ne commencez pas par donner de longues explications sur la façon dont vous vous êtes rencontrés, sur ce que vous portiez ou sur ce que vous avez fait lors de cet événement.
Utilisez la règle des cinq phrases
Selon Guy Kawasaki, spécialiste du marketing et auteur américain, plus de cinq phrases dans un e-mail sont une perte de temps. En outre, moins de cinq phrases sont souvent considérées comme impolies et abruptes. La règle des cinq phrases permet de s’assurer que les messages sont bien rédigés.
Dans la première phrase, vous devez viser à vous présenter de manière pertinente et courte.
La deuxième phrase doit expliquer les raisons pour lesquelles le destinataire a besoin de vous.
La troisième phrase doit expliquer ce que vous attendez du client. L’essence de la raison pour laquelle vous avez envoyé l’e-mail devrait être capturée ici. Expliquez ce que vous attendez du destinataire et fournissez-lui toute information pertinente dont il pourrait avoir besoin pour répondre à votre courriel.
La quatrième phrase devrait porter sur la raison pour laquelle le destinataire devrait prendre la peine de répondre à votre courriel.
La cinquième phrase doit être une demande ouverte. Celles-ci inspirent souvent des réponses ouvertes. Soyez très précis et dites à votre destinataire quand vous avez besoin qu’il agisse. C’est ici que vous incluez la raison d’une réponse hâtive ou d’une réponse avant une certaine date.
Tout l’intérêt de la règle des cinq phrases n’est pas de rendre votre e-mail aussi court que possible, mais plutôt d’écrire le moins possible pour faire passer votre message clairement et attirer une réponse.
