Si vous voulez éviter les malentendus, la confusion et les sentiments blessés, il est préférable de ne pas faire de suppositions. Voici quelques exemples qui montrent à quel point il est facile de faire des suppositions et comment les éviter.
Pensez à la façon dont le PDG Marvin pourrait créer de la confusion, de l’inefficacité et éventuellement des mauvais sentiments sur son lieu de travail s’il se contentait d’agir en fonction de ses hypothèses sans les vérifier. Voici quelques exemples :
Donner des instructions
Marvin dit à Marie, son assistante de direction, « Je veux que vous me donniez des informations sur cette entreprise qui a commencé à nous faire concurrence l’année dernière. » Une heure plus tard, Marie, qui suppose qu’elle remplit sa mission de manière satisfaisante, envoie à Marvin le lien vers le site web de cette entreprise. Sans hésiter une minute, Marvin se dirige vers le bureau de Marie et lui dit : » Que veux-tu dire en m’envoyant le lien du site web ? J’aurais pu le trouver moi-même très facilement. Je souhaitais le rapport annuel de cette société, la liste des membres du conseil d’administration, les communiqués de presse les plus importants, les fluctuations boursières et les plans d’expansion. » Marvin a commis une erreur, comme on peut le voir, en supposant que Marie saurait ce qu’il entendait par « certaines informations ». Il aurait pu éviter le malentendu en lui remettant une liste détaillée des éléments détaillés qu’il avait en tête.
Recevoir des instructions
Marie a également fait une mauvaise supposition. Elle pensait savoir ce que son patron attendait d’elle.
Quelles mesures aurait-elle dû prendre avant de commencer sa mission ? Elle aurait pu poser quelques questions, en commençant par » Pouvez-vous me préciser ce que vous entendez par « quelques informations » ? «
Ses questions n’impliqueraient pas qu’elle soit inattentive ou incompétente. Au contraire, elle passerait pour une professionnelle dévouée et déterminée à bien faire son travail.
Hypothèses du courrier électronique
Supposons que Marvin ait envoyé son instruction par courrier électronique à Marie. Après deux jours, il n’a pas eu de réponse de sa part. Il avait assisté à deux réunions auxquelles elle participait, pourtant, elle n’a rien dit au sujet de son message.
L’hypothèse erronée ici est que chaque e-mail envoyé arrive dans la boîte de réception du destinataire prévu. Or, d’une manière ou d’une autre, cela n’arrive pas à 100 % du temps, comme nous l’avons tous expérimenté.
Marvin aurait dû utiliser l’option de courriel qui invite le destinataire à accuser réception. Si ce signal ne lui est pas revenu, il aurait pu l’appeler pour savoir si elle avait son message dans son système de messagerie.
