Le logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) est un procédé informatique qui consiste en la gestion de documents numériques. Celui-ci permet aux organisations et aux entreprises de mieux organiser l’ensemble de leurs documents, de façon sécurisée.
Tout savoir sur le GED
Définition
La Gestion Electronique des Documents ou GED consiste en un procédé qui permet aux entreprises d’avoir une meilleure gestion de leurs documents numériques. Grâce à ce logiciel, une entreprise peut notamment passer à la dématérialisation de l’ensemble de ses documents papier, dans le but de simplifier à maximum le processus métier qui y sont rattachés. Afin de bien choisir un logiciel GED pour son entreprise, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs critères. Toutefois, avant de voir quels sont ces critères, il est tout d’abord important de découvrir les différentes fonctionnalités du logiciel GED. Avec ce logiciel, une entreprise peut notamment sécuriser la totalité de ses documents tels que :
- les courriers papiers ;
- les emails ;
- les factures ;
- les documents provenant des progiciels métiers (documents comptables, RH, feuilles de plannings, plans d’action, etc.) ;
- les documents « modifiables » (Word, Excel, etc.).
Les avantages du logiciel GED
On se rappelle très bien des bureaux d’autrefois où les documents étaient rangés et classés soigneusement dans des étagères. Aujourd’hui, on préfère se concentrer sur le digital. En effet, la dématérialisation des documents devient plus démocratisée et les entreprises adoptent de plus en plus cette approche de gestion. Elle permet avant tout d’avoir un accès plus rapide et plus sécurisé des documents, mais aussi, de pouvoir les stocker, les trier et les consulter plus facilement. Tout cela permet aux entreprises d’obtenir un gain de temps considérable, sans parler du gain d’espace dans les bureaux de la société. Voyons alors dans la liste suivante les nombreux avantages de l’adoption du logiciel GED au sein d’une entreprise :
- un moyen de favoriser le travail collaboratif ;
- un gain de temps monumental pour la recherche de documents ;
- un accès plus rapide aux documents ;
- une solution pour faire des économies sur le papier et l’encre d’imprimante ;
- une solution pour réduire la pollution et l’impact environnemental ;
- une solution de sécurisation fiable des documents.
Les critères pour choisir le meilleur logiciel GED pour son entreprise
Prendre connaissance des besoins de l’entreprise
Avant toute chose, il est essentiel de savoir quels sont les besoins de l’entreprise en matière de dématérialisation de documents. Pour ce faire, il faudra examiner tous les documents que l’entreprise utilise le plus souvent. Puis, il faudra déterminer leur volume et les ressources techniques nécessaires à leur dématérialisation. Pour accélérer la réalisation de cette tâche, il sera judicieux d’organiser une réunion entre les différents acteurs majeurs de l’entreprise.
S’assurer que le logiciel soit compatible avec l’entreprise
De nos jours, la grande majorité des entreprises utilisent de nombreux logiciels dans leur organisation pour faciliter le fonctionnement de celles-ci : logiciel de comptabilité, CRM, etc. De ce fait, il sera alors nécessaire de s’assurer que le logiciel GED choisi soit compatible avec ces autres logiciels et puisse fonctionner correctement. Un logiciel GED non compatible pourrait en effet causer des dysfonctionnements et créer des problèmes pouvant mener à des pertes de données. Cela pourrait alors devenir vital pour une entreprise.
S’assurer de toujours être à jour
Comme n’importe quel programme informatique, le logiciel GED devra souvent être mis à jour afin de continuer à marcher correctement. Généralement, ces mises à jour servent à fixer des bugs ou à recalibrer le logiciel afin que le bon fonctionnement du logiciel ne soit pas entravé. Par conséquent, il faudra alors s’assurer de pouvoir obtenir les dernières mises à jour du logiciel GED pour continuer de dématérialiser ses documents en toute sécurité.
