Les réunions de travail doivent se dérouler dans les meilleures conditions possibles pour être productives. Il arrive parfois que les locaux de l’entreprise ne se prêtent pas à de tels regroupements, il est alors nécessaire de trouver une salle de réunion qui convient aux besoins de l’entreprise. Il faut prendre plusieurs critères en compte, parmi lesquels l’effectif des participants ou encore le quartier dans lequel se situe la salle. Voici quelques conseils pour trouver le lieu idéal de réunion pour vos équipes.
L’organisation d’une réunion de travail
Les réunions d’équipe sont des moments incontournables de la vie d’entreprise. Elles permettent de renforcer le lien entre les collaborateurs, à l’instar du team-building. Une réunion de travail, par contre, vise des objectifs plus poussés. Elle est indispensable pour améliorer la productivité des collaborateurs et est utile pour débriefer ou faire du brainstorming. Durant les réunions de travail, les problèmes de l’entreprise sont identifiés et on cherche des solutions pour les résoudre.
Louer une salle de réunion en externe
Si les locaux de l’entreprise sont inadaptés à l’organisation d’une réunion, il est préférable de se mettre en quête d’une salle de réunion qui réunit toutes les conditions recherchées. Sur le site officeriders.com, il est possible de louer une salle de réunion parmi les nombreux locaux proposés. Après avoir listé les données à prendre en compte, on peut procéder à la recherche filtrée :
- le nombre de participants ;
- le quartier idéal pour tous (la localisation géographique) ;
- le type de salle ;
- le type de réunion ;
- la superficie de la salle ;
- la climatisation ;
- l’équipement mis à disposition des participants.
Les avantages à louer une salle de réunion
La location de salles de réunions équipées
La majorité des offres de location de salle de réunion incluent dans leurs services le matériel nécessaire pour la réunion : connexion wifi haut débit, chaises et tables, stylos et bloc-notes, matériel de projection (paper-board, écran de projection et vidéoprojecteur), écran interactif et visioconférence, etc. Grâce à ses outils performants et complets, les réunions en externe sont plus rentables pour l’entreprise. En effet, le matériel audiovisuel mis à disposition est inclus dans le forfait de location. Certaines salles mises en location proposent également un service de restauration ou un service traiteur pour les pauses déjeuner.
La stimulation de la créativité
Sortir du cadre habituel de travail permet de stimuler la motivation et la créativité des collaborateurs réunis. Le coworking est facilité dans un environnement atypique, car on pense différemment. Les réunions professionnelles sont plus dynamiques, les échanges sont plus fructueux et les participants sont plus productifs.
Pour donner une bonne impression
Les rendez-vous ou les réunions avec de investisseurs potentiels ou des clients importants doivent se dérouler dans un cadre qui fera bonne impression pour l’entreprise. L’image de marque de l’entreprise dépend de cette première rencontre, un espace de coworking élégant apportera une valeur ajoutée à la réunion de travail. Le choix de la salle sera déterminant : elle reflètera l’image de l’entreprise. Il faut par conséquent opter pour une salle lumineuse qui offre une ambiance conviviale, mais qui respecte le caractère professionnel du rendez-vous.
Pour la flexibilité
Les besoins des collaborateurs sont pris en compte dans le choix de la salle. Ce qui permet une grande flexibilité : on peut s’y réunir régulièrement ou de manière occasionnelle. L’organisation est la clé pour trouver la salle idéale, il vaut mieux réserver la salle à l’avance pour une réunion en toute sérénité. On peut opter pour une offre de location modulable, en demi-journée par exemple.
Pour la diversité des événements professionnels
Le large choix de salles disponibles en location est un avantage pour les entreprises. En effet, on peut choisir la salle en fonction du type de réunion ou d’activité : séance de coaching, salle de séminaire, salle de conférence, salle de formation, amphithéâtre ou auditorium. La superficie, la capacité d’accueil et le matériel importent également, il faut les prendre en compte lors du choix de la salle.
