Un projet requiert de l’organisation, une bonne communication et une capacité de collaboration au sein de l’équipe. Ce sont des facteurs clés à absolument mettre en oeuvre pour garantir la réussite du projet, quelle que soit sa taille. Pour vous faciliter la tâche, l’utilisation d’un logiciel gestion de projet est de mise. Ce dernier va vous permettre de gérer le projet dans sa globalité, d’assurer un suivi et une coordination de toutes les actions à mettre en place. Découvrez tous les avantages des logiciels de gestion de projet au sein d’une entreprise.
Un logiciel gestion de projet : qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un outil qui facilite la gestion d’un projet spécifique au sein d’une entreprise. C’est une solution polyvalente et collaborative qui favorise les échanges entre les membres de l’équipe. L’utilisation de cet outil est indispensable, indépendamment de la taille de l’entreprise concernée. Un chef de projet utilise un logiciel pour planifier chaque étape de la réalisation du projet. Grâce aux fonctionnalités avancées, il sera par la suite en mesure de suivre sa progression. Optez pour le logiciel de gestion de projet Bubbleplan pour votre entreprise.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet
Aujourd’hui, il existe sur le marché un vaste choix de logiciels pour la gestion de projet. Ces applications répondent à des exigences strictes, avec des fonctionnalités variées. Il s’agit d’outils de pilotage, parfaits pour vous accompagner dans le cadre d’un projet quelconque. Les fonctionnalités indispensables pour un logiciel gestion de projet sont :
- une vue d’ensemble du projet, pour un visionnage clair et précis de l’évolution de chaque étape du projet ;
- le calendrier, pour les réunions, la planification de toutes les tâches, les dates clés et les échéances à respecter pour chaque évènement important ;
- la gestion des tâches, en définissant les priorités et les ressources humaines requises pour chaque tâche ;
- la gestion des ressources : planification, organisation et gestion efficace ;
- le partage de documents, pour une centralisation de toutes les informations entrant dans le cadre d’un projet.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de projet ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet au sein d’une entreprise procure d’énormes avantages :
1-Faciliter l’accès aux éléments du projet
Le premier avantage indéniable d’un outil de gestion de projet est de permettre à tous les acteurs concernés d’accéder facilement à tous les points essentiels du projet. La gestion des tâches, le suivi des actions et le transfert de documents sont plus simples. Une traçabilité est mise en place pour tous les membres de l’équipe. Pas besoin d’envoyer des copies de chaque document à vos collaborateurs. Toute la gestion se fait en ligne grâce à une bonne connexion Internet.
2-Une possibilité de travail à distance
La centralisation des données sur une plateforme unique offre une plus grande flexibilité. Tous les acteurs participant à la réalisation du projet n’ont pas besoin d’être dans un même bureau pour travailler. Le travail à distance est possible. L’entreprise peut solliciter les services de tous ses collaborateurs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
3-Une meilleure communication
Intégrer une solution de gestion de projet dans votre entreprise permet de centraliser tous les éléments nécessaires à la vue de tout le monde. Les temps de réunions sont réduits de manière considérable. Chaque acteur concerné n’est plus dans l’obligation de faire des transferts par mail. Généralement, les logiciels proposent des fonctionnalités avancées permettant aux acteurs de communiquer entre eux avec des onglets de discussions et de commentaires.
4-Une sécurisation des données
Certains logiciels gestion de projet sont placés sur des serveurs sécurisés. Aucun risque de perdre vos données à cause d’une fausse manipulation ou d’un crash du système informatique. Le niveau d’informations reste homogène entre les membres de l’équipe.
5-Une bonne maitrise des coûts et de la progression du projet
Un logiciel de gestion de projet a l’avantage d’être plus accessible pour les petites entreprises. Des prix sur-mesure sont proposés aux organisations en fonction de la taille et du type d’activité. Pour les TPE et les PME, il est possible de dénicher des offres sans engagement avec une énorme flexibilité. L’entreprise sera ainsi en mesure de gérer ses dépenses.
Comment bien choisir un logiciel de gestion de projet ?
Le choix d’un logiciel gestion de projet doit avant toute chose dépendre des besoins de l’entreprise, de son activité et sa taille. Des développeurs de solutions numériques peuvent vous proposer des logiciels en adéquation avec votre organisation.
La performance du logiciel est également un critère de choix important. Il convient d’opter pour une solution complète, dotée des fonctionnalités de base pour un gain de temps important dans la réalisation de votre projet. Le budget disponible est aussi un critère à ne pas négliger. Le logiciel doit être en convenance avec la capacité budgétaire de l’entreprise.
