Grâce à l’évolution technologique, il est désormais possible de passer à la facturation digitale. Les factures électroniques procurent un certain nombre d’avantages aux entreprises. En effet, elles permettent de réduire les coûts et d’améliorer la gestion relation client. Ainsi, si vous souhaitez dématérialiser vos factures, optez pour un logiciel performant adapté à votre secteur d’activité et à votre budget.
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à convertir les factures papiers en version numérique. Ces documents numériques ont été automatisés, grâce à un processus de dématérialisation basé sur des données stockées dans la mémoire d’un appareil électronique (ordinateur). Les factures dématérialisées seront ensuite conservées et archivées et dans un logiciel. Ainsi, vous pouvez envoyer et jeter un coup d’œil sur les factures de vos clients ou fournisseurs à tout moment. Si vous voulez en savoir plus sur la dématérialisation facture, vous pouvez Cliquer ici.
Quels sont les avantages de la facturation digitale ?
Grâce à la dématérialisation, votre entreprise a l’avantage de :
Réduire ses coûts
En général, le traitement des factures en papier coûte en moyenne 15 euros/par semaine. Même si vous arrivez à saisir, imprimer et archiver vos documents, le traitement de ces éléments coûte assez cher. Ainsi, afin de limiter vos dépenses, il est préférable de passer à la dématérialisation.
Améliorer sa productivité
Selon une étude, presque 30 % du temps de travail du service comptable est consacré uniquement au traitement des factures des clients et des fournisseurs. En revanche, grâce à la facture numérique, vos équipes pourront travailler sur d’autres choses plus importantes. De ce fait, votre productivité se trouvera améliorée.
Gagner plus de temps
Les données centralisées vous permettent de gagner plus de temps. En effet, vos collaborateurs passeront moins de temps à créer et traiter des factures. Ainsi, ils n’auront qu’à envoyer ces dernières directement à vos clients, depuis leur espace personnel.
Bien sécuriser le processus
Les formats papiers peuvent parfois contenir des erreurs ou il peut manquer des informations importantes. En dématérialisant vos factures, vous avez l’avantage de sécuriser le processus de traitement, car la traçabilité du stockage en ligne est assurée.
Réduire son empreinte de carbone
En plus d’économiser du papier, votre entreprise peut également réduire son empreinte carbone. En effet, la dématérialisation vous permettra de diminuer votre consommation d’encre et le transport de courrier.
Dématérialisation facture : comment la mettre en place ?
Il existe aujourd’hui de nombreux outils performants permettant de numériser vos documents. Toutefois, si vous voulez devenir plus efficace, faites appel à des professionnels pour le faire. Ces derniers vont vous aider à choisir le logiciel qui pourrait convenir à vos besoins. L’idéal est d’opter pour un outil qui peut :
- faciliter la gestion des flux documentaires ;
- contribuer à l’amélioration de votre organisation interne ;
- gérer facilement les erreurs.
La mise en place de la dématérialisation doit se conformer aux règles imposées par la loi. Ainsi, il est important de définir un cahier de charges pour la réalisation de cette tâche. Quoi qu’il en soit, vous devez utiliser un outil adapté aux compétences de tous vos collaborateurs.
