La révolution du digital a touché l’ensemble des secteurs et des spécialités. Dans certaines entreprises, le traitement des contenus et des données est devenu un enjeu de taille. Chaque jour, des milliers de photos, vidéos, mails, informations, archives… sont utilisées et transférées. Sans un bon système de gestion, elles ne peuvent pas être correctement optimisées et la productivité de l’entreprise peut en être impactée. Pour pallier cela, il est possible d’utiliser un Enterprise Content Manager (ECM) comme Heysquid. Apprenez-en plus dans cet article.
L’ECM, une solution d’ingénierie documentaire
L’Enterprise Content Manager ou ECM, est un outil très complet qui permet de centraliser tout type de contenus en une seule plateforme, de les trier, de les archiver, de les réutiliser… Il s’agit d’une grande bibliothèque virtuelle, qui a pour vocation de rendre plus facile d’accès l’ensemble des documents d’une entreprise et de pouvoir valoriser ses données.
Un ECM a ainsi différentes fonctions complémentaires.
La création et la diffusion de contenu
Grâce à un ECM, vous serez en mesure de produire du contenu de manière beaucoup plus optimisée qu’auparavant. En effet, l’outil va vous permettre de réutiliser l’existant pour concevoir de nouveaux documents sur les mêmes modèles et va identifier de manière automatique ses usages. Le contenu sera ensuite traduit plus facilement et pourra être mis à jour en quelques clics. Enfin, il pourra être diffusé dans le format et sur le canal de votre choix.
L’optimisation des données
L’utilisation d’un outil d’Enterprise Content Management vous permet également d’optimiser l’ensemble de vos données. Comment ? Tout simplement en les rendant plus accessibles et plus facilement exploitables. L’outil vous permet notamment de trier vos contenus, de créer une base de données avec des référentiels précis, de pouvoir effectuer des recherches poussées… Par ailleurs, il vous donne la possibilité d’accéder à vos documents depuis n’importe où et à n’importe quel moment, avec vos identifiants.
La sécurisation des archives
Les plateformes de type ECM sont particulièrement sécurisées. Elles vous permettent ainsi de bien protéger vos données et documents. Vous pouvez ainsi conserver des traces de vos échanges et de vos contenus, sans avoir peur de les perdre ou de vous faire pirater.
Comment choisir un bon Enterprise Content Manager ?
Le choix de votre Enterprise Content Manager doit être fait avec attention. En effet, celui-ci doit être une réelle plus-value pour votre entreprise et non pas un dispositif trop complexe dont vous vous lasserez vite. Pour bien le choisir, voici quelques critères à observer.
Les solutions sur-mesure
Pour être certain d’obtenir un ECM qui vous correspond, mieux vaut opter pour des solutions plus ou moins sur-mesure. Dans l’idée, il est important de pouvoir intégrer des fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. L’outil Heysquid par exemple, vous propose de composer votre Enterprise Content Manager, en choisissant parmi des fonctions de GED (Gestion des Documents), DAM (Gestion photos et vidéos), CCMS (production de contenus), CMS (diffuseur de contenu) ou encore BPM (pilotage de processus).
La prise en main
Intégrer un tel outil à votre entreprise doit pouvoir se faire relativement simplement. La prise en main est un critère important. Vos équipes doivent être en mesure de le voir comme un réel plus et non pas comme une corvée. Pour cela, mieux vaut miser pour un ECM intuitif et une plateforme qui propose des aides à l’utilisation et un support réactif.
Le respect de la RGPD
Qui dit traitement des contenus et des données, induit forcément la notion de RGPD. Votre Enterprise Content Manager doit être en règle avec toutes les obligations relatives à la protection des données. Assurez-vous qu’il prend bien en compte les obligations en matière de localisation des données, de droit à l’oubli, de cartographie des données ou encore de sécurisation des données personnelles.
