La dématérialisation est un système qui est de plus en plus indispensable. Pour cela, de nombreuses entreprises l’adoptent. La dématérialisation des documents permet de traiter des dossiers et des données sans passer par le format papier. Par exemple, la numérisation des factures, des fiches de paie, des bons de commande. Cette dernière a pour but de faciliter les différentes transactions dans un organisme. Découvrez dans ce texte les avantages ainsi que les points à connaître avant de mettre en place le traitement numérique des documents.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à transformer directement au format numérique grâce à un système d’information. Elle concerne surtout le traitement des documents. En effet, elle concerne la réorganisation de l’ensemble des flux de documents :
- les tâches ;
- les intervenants ;
- les outils de procédures.
Les avantages de la dématérialisation
Pour une entreprise, la dématérialisation offre plusieurs avantages :
- la réalisation des économies et une réduction des coûts ;
- la simplification des processus ;
- le gain en productivité ;
- la diminution des risques de perte de documents ;
- une traçabilité optimale des documents ;
En effet, grâce à la dématérialisation, votre équipe gagne en temps et ainsi, sera plus réactive. Le temps passé sur un photocopieur sera réduit. Des groupes comme sur le site hexapage.fr/ permettent d’effectuer la dématérialisation des TPE PME pour améliorer la qualité de vie au travail.
Qui est Hexapage ?
Hexapage est le premier réseau national se spécialisant dans les documents. Possédant plus de 50 agences et 650 collaborateurs, le Groupe met en œuvre la puissance de toute une organisation nationale. Les clients peuvent bénéficier d’un service personnalisé pour satisfaire leurs attentes. Faisant partie des premiers clients des plus grands constructeurs du marché, il fournit des solutions d’impressions incomparables ainsi qu’une meilleure gestion documentaire.
La dématérialisation chez Hexapage
L’adoption de la dématérialisation permet d’assister le quotidien des employés pour une meilleure rentabilité. La qualité de vie s’améliore d’une façon étonnante. Pour l’entreprise, cela permet de réaliser des économies ainsi de réduire son empreinte écologique :
- plus de productivité ;
- des économies importantes ;
- la protection de l’environnement ;
Les inconvénients de la dématérialisation
Bien que les avantages de la dématérialisation soient multiples, quelques points de vigilances sont également à considérer :
- une sécurité de données réduite ;
- des thématiques qui requièrent une étude rigoureuse pour favoriser la sécurité des processus ;
- un accompagnement recommandé ;
- une nécessité d’élaboration de meilleure formation interne.
Comment réussir la dématérialisation ?
Processus incontournable pour favoriser le contexte numérique de l’entreprise, il est nécessaire de prendre en compte certains critères pour garantir le résultat.
Un diagnostic de la situation actuelle
Le diagnostic permet de mieux identifier les processus qui ont besoin d’être automatisés. Il permet également de prévoir les gains et les freins qui peuvent se produire.
La définition du projet
Il est important que les bonnes questions soient posées :
- Quelles sont les étapes indispensables du processus ? ;
- Quels sont les flux à automatiser ? ;
- Quelles technologies sont les plus appropriées ? ;
- Comment les placer dans le système d’information ?
Choisir une solution rapide et opérationnelle
Avant de choisir un nombre important de processus à dématérialiser, il est préférable de choisir un processus moins conséquent pour obtenir des résultats plus visibles.
Des objectifs adaptés au projet
Pour ce faire, le projet implique la direction générale. En effet, il est important de réviser l’organisation pour voir si elle correspond au nouvel outil technologique. Il s’agit également d’intégrer des composants utiles à la réalisation du projet. Enfin, il est important d’accompagner les équipes dans le changement.
La dématérialisation permet à l’entreprise de développer son mode de fonctionnement pour une meilleure rentabilité.
