Les entreprises programment de plus en plus de voyages pour les employés. Cela est généralement proposé pour récompenser les collaborateurs par un voyage incentive. Celui-ci permet par la même occasion un team building, un séminaire qui réunit tout ou une partie du personnel de l’entreprise.
Le tourisme d’affaires a pour objectif de faire participer les salariés en leur proposant une expérience sociale enrichissante. En effet, le but est de rapprocher, de motiver et de récompenser les employés. Pour que le voyage soit réussi et bénéfique pour les intéressés, il est important de bien l’organiser. Mais comment ?
Séjour d’affaires : faire appel à des professionnels du voyage en groupe
Organiser un séjour d’affaires en groupe semble parfois compliqué. Lorsque vous programmez un voyage en Comité d’Entreprise, il est important d’étudier plusieurs points. Une bonne organisation est en effet nécessaire pour pouvoir satisfaire au mieux ceux qui y participent. Pour que votre voyage d’entreprise soit une vraie réussite, il est très recommandé de faire appel aux services de professionnels. Vous pouvez par exemple faire appel à des spécialistes tels que nosvacances.org, pour l’organisation de votre voyage en groupe.
Les professionnels dans le domaine veilleront à ce que votre voyage se déroule dans les meilleures conditions. Ces derniers sont en mesure de vous proposer plusieurs destinations et vous conseillent sur le meilleur endroit pour le séjour, en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
Il s’agit également d’une solution idéale pour voyager en toute sérénité, car l’itinéraire et les parcours sont établis au préalable par les professionnels. Cela vous garantit un séjour d’affaires confortable, sécurisé et de meilleure qualité.
Un organisateur de voyage se chargera de toutes les préparations, que ce soit au niveau de l’organisation, de la logistique, ou le côté technique de l’ensemble de vos déplacements. Que vous envisagiez de partir en voyage d’entreprise dans une autre région ou à l’étranger, il peut prendre en charge l’organisation du séjour de vos invités, toujours en respectant votre planning.
Les avantages de confier son voyage d’entreprise à un professionnel
Solliciter les services d’un professionnel est très avantageux pour un Comité d’Entreprise, car celui-ci peut prodiguer de précieux conseils. Ainsi, vous pouvez faire profiter vos collaborateurs d’un séjour de qualité et une sécurité appréciable pendant le voyage.
Cela représente également un gain de temps considérable. En effet, l’organisation d’un voyage d’entreprise demande du temps pour peaufiner les moindres détails, ce dont les comités d’entreprises ne disposent pas. Avec les prestations d’experts en organisation de ce type de voyage, les collaborateurs partent sereins, l’esprit libre, et peuvent se concentrer sur l’objectif du voyage.
Vous pouvez bénéficier d’un accompagnement sur mesure avant, pendant le séjour et après le voyage.
Les différentes étapes pour organiser un voyage de groupe
Pour qu’un voyage d’entreprise soit productif, une bonne organisation est cruciale. Cette dernière nécessite une préparation qui se fait par étape.
La première étape est la définition des impératifs des voyageurs. Dans un premier temps, il faut définir le nombre de participants au voyage, la date et le budget nécessaire. Il est tout aussi important d’étudier les exigences du séjour, notamment les séances photo pour l’entreprise, la salle de réunion, le matériel à utiliser comme les vidéoprojecteurs… et le choix de transport (maritime, routier ou aérien).
Il est également très important d’établir à l’avance les rendez-vous et les personnes à rencontrer lors du voyage. Il faudra donc définir de manière précise la date, l’heure, le lieu, et la durée de chaque rendez-vous.
Il faut ensuite préparer les formalités officielles requises pour un tel voyage, notamment les documents individuels de chaque participant, comme le passeport, la carte d’identité, etc.
Ensuite vient la sélection de la destination, qui est à choisir en fonction de la spécificité du voyage. Le choix doit correspondre aux besoins et à l’objectif du voyage d’entreprise. Il est impératif de trouver la destination idéale pour que le trajet et le séjour soient mémorables pour vos collaborateurs.
Une fois que vous avez mis au point tous ces détails, vous devez choisir le type de transport pour le trajet. Il est conseillé de choisir le moyen de transport en fonction de la situation géographique de la destination et du budget alloué.
Vous devez par la suite vous occuper de trouver le lieu d’hébergement et de restauration. Il faut favoriser un hébergement à proximité du centre-ville, si vous avez planifié une réunion d’affaires en ville. Il est possible de loger vos collaborateurs en villages vacances ou en résidence de tourisme, selon la période et la destination.
Dans la mesure du possible, privilégier les hôtels proposant une formule en demi-pension ou en pension complète. Cela vous allégera des contraintes liées à une restauration en extérieur : choix du restaurant, déplacements supplémentaires, temps d’attente, etc.
