Exit les bureaux attitrés, la tendance est à l’organisation collaborative et aux horaires de travail modulables. Le concept du flex office répond aux besoins des salariés qui aspirent à un environnement de travail plus informel. Bien évidemment, la crise sanitaire a grandement contribué à l’essor du flex office. Il existe aujourd’hui des logiciels pour adapter ce concept à vos locaux.
Le flex office : pour un environnement de travail plus vivant
Le flex office, le flex desk ou le bureau flexible a été adopté dès les années 90. Cette tendance arrive en France dans les années 2010 et s’est amplifiée avec le Covid. En d’autres termes, les salariés ne disposent pas de bureau attitré. Le concept est d’autant plus favorisé par l’essor du télétravail qui permet de libérer de la place dans les locaux des entreprises. Il s’avère alors plus pratique de repenser l’organisation de l’espace global de travail. Le but étant de le réagencer, afin de créer un cadre plus convivial et collaboratif.
Il existe des logiciels flex office, à l’image de MOFFI, qui vous permettent d’optimiser votre organisation en flex office. D’après les constats du cabinet Greenworking, 40 à 50% des bâtiments tertiaires adopteront le flex office d’ici 2030. À la clé, l’optimisation de la performance collective et des coûts immobiliers. Sachez toutefois qu’une organisation en flex office implique l’aménagement de divers espaces qui sont de véritables lieux de vie. Cela nécessite d’investir dans des équipements informatiques légers pour, par exemple, vos graphistes, ingénieurs ou comptables.
Une flexibilité adaptée aux PME
Pendant longtemps, le flex-office a été considéré comme l’apanage des grands groupes. Avec le temps et les contraintes sanitaires, ce mode d’organisation séduit cependant de plus en plus les PME et les startups. Il est en effet plus avantageux d’optimiser l’espace, afin d’offrir une meilleure qualité de vie au travail. Ainsi, l’agencement de nouveaux espaces collectifs, de nouvelles salles de réunion aux formats innovants s’impose. Pour ceux qui préfèrent travailler au calme, il existe des « bulles vitrées » qui offrent un semblant d’intimité, sans pour autant isoler la personne du groupe.
Pour qu’un projet de transformation en flex-office puisse toutefois réussir, il convient d’impliquer les collaborateurs. Vous pouvez alors vous servir des réseaux sociaux pour susciter les discussions, impulser de bonnes idées. Il est conseillé d’utiliser un logiciel de gestion de projet spécialement conçu pour le flex-office, assorti d’un calendrier pour la réalisation des objectifs. Bien évidemment, un aménagement en bureau flexible requiert un budget minimal pour investir dans des produits et accessoires comme :
- un mobilier ergonomique et adapté,
- des connectiques performantes,
- un bon réseau Wi-fi,
Les impacts du bureau flexible sur le management d’une entreprise
Pour qu’un aménagement des locaux en flex-office puisse être optimisé, il incombe aux dirigeants d’instaurer un management de confiance. Ce qui signifie : ne plus douter de la capacité de ses collaborateurs. Il faudra néanmoins prévoir régulièrement des brainstormings et des points avec les équipes, pour favoriser un sentiment d’appartenance et instaurer une culture d’entreprise. Vous l’aurez compris, les managers tiennent un rôle fondamental dans la réussite d’un projet de flex-office. Ils sont là pour sensibiliser et accompagner ce changement qui se doit d’être déterminant pour le succès de l’entreprise.
Le flex office : vers une meilleure expérience collaborateurs
À l’heure où la concurrence fait rage, les dirigeants misent sur les sources d’épanouissement au travail. Une fois motivés, les talents se montreront nettement plus performants. Chaque salarié pourra opter pour l’espace de travail qui lui convient le mieux en fonction de la tâche à accomplir. Le concept de flex-office favorise surtout les rencontres. Les liens se créent naturellement en vue de développer une forte culture d’entreprise. Les espaces en bureau flexible engendrent moins de contraintes. Ils se veulent communs et collaboratifs pour une meilleure agilité des collaborateurs.
Pour ceux qui doutent encore de l’efficacité d’un agencement en flex-office, il vous suffit de vous référer aux entreprises qui n’ont pas hésité à adopter ce concept. Beaucoup de grandes marques ont aujourd’hui des espaces de coworking, une salle de sport, un espace Zen, des salles de déjeuners créatifs.
Le concept a également convaincu des groupes qui prônent le bon équilibre et le confort de leurs collaborateurs. Ce sont des entreprises qui ont opté pour le desk sharing. Chaque salarié dispose d’un casier dans lequel il pourra ranger ses affaires personnelles. Un tel aménagement permet à certaines sociétés de réaliser jusqu’à 20% d’économies.
Ainsi, la liste des groupes ayant adopté le flex-office est assez longue. Ces exemples prouvent à quel point le bureau flexible est propice à l’interactivité entre les employés de tous niveaux. Un tel aménagement des locaux incite les salariés à se déplacer et à échanger avec les différentes équipes.
