Auparavant, lorsque les gens se rendaient réellement dans les bureaux, une grande partie de notre temps était consacrée à la précipitation d’une réunion à l’autre et nous en avons tous fait l’expérience : celles qui ne finissent jamais, qui dérapent, qui ne sont ni efficaces ni productives.
Maintenant que presque tout le monde travaille à domicile, c’est le moment idéal pour réfléchir aux moyens de faire en sorte que les réunions en ligne soient productives, ciblées et collaboratives.
Voici une liste d´éléments à prendre en compte avant de programmer, planifier et exécuter votre prochaine réunion à distance pour vous assurer que les membres de l’équipe restent productifs et informés.
Déterminez si une réunion est nécessaire
Avant de commencer à planifier, effectuez un audit de la réunion : considérez ce qui est vraiment important dans ce nouvel ordre mondial et annulez toutes les réunions inutiles.
La réunion peut-elle être remplacée par un e-mail ? Est-il possible de remplacer les réunions individuelles de mise à jour des projets par des synthèses hebdomadaires ou bihebdomadaires sur l’état de plusieurs projets, avec des rapports de 10 ou 15 minutes fournis par les chefs de projet individuels ? Pouvez-vous créer une simple fiche d’état de projet avec un champ pour les questions, et la faire circuler au lieu de prévoir une réunion ? Pouvez-vous inviter uniquement les principales parties prenantes aux réunions et vous assurer que les participants comprennent leur rôle dans le processus ? Communiquez avec vos équipes sur la décision de réduire la taille des réunions afin qu’elles comprennent pourquoi ces changements ont lieu. Partagez les récapitulatifs post-réunion avec ceux qui ont été invités.
Désignez un chef de réunion
Mettez un membre de l’équipe en charge de chaque réunion et faites savoir aux autres participants de qui il s’agit. Le chef de réunion doit :
- s’associer à la direction sur les objectifs de la réunion et les communiquer dès le début ;
- établir, faire circuler et gérer le temps de l’ordre du jour ;
- faire connaître aux autres le protocole ;
- partager des notes de réunion efficaces avec les participants et les personnes influentes.
Le responsable de la réunion peut charger un collègue de prendre des notes, mais il doit les éditer pour en faire un résumé exploitable. Faites en sorte que tous les participants connaissent leur rôle ainsi que les prochaines étapes. Soyez le lien entre les membres de l’équipe lorsqu’il s’agit de questions et de suivi.
Donnez aux membres de l’équipe le temps de s’exprimer
Utilisez les cinq premières minutes de chaque réunion à distance pour écouter les membres de l’équipe parler de ce qu’ils ressentent et de ce qu’ils font.
Ajoutez du temps à l’ordre du jour pour que les membres de l’équipe puissent partager ce qui les préoccupe ou simplement rattraper le temps perdu. Informez les participants qu’ils sont libres de rejoindre l’appel avec cinq minutes de retard s’ils préfèrent sauter la conversation. Créez des pauses dans la conversation pour permettre à chacun de contribuer. Laissez le modérateur guider la conversation après cinq minutes, en la ramenant à l’ordre du jour.
Gardez des réunions flexibles
Afin de tenir compte de la nouvelle façon de travailler de nos équipes et du stress et des responsabilités supplémentaires auxquels beaucoup d’entre nous sont confrontés, établissez des directives de réunion qui favorisent la flexibilité.
