Le recouvrement des créances est une procédure délicate en entreprise. Face à un oubli, un débiteur injoignable ou encore un acteur de mauvaise foi, l’entreprise est dans l’obligation de trouver des solutions pour lui éviter des pertes financières conséquentes liées aux factures impayées. Comment se passe le recouvrement des impayés en entreprise ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le sujet.
Factures impayées : qu’est-ce que le recouvrement des créances ?
Un recouvrement des créances est une procédure lancée par un créditeur ou un créancier en vue de réclamer ses factures impayées. Il s’agit de l’ensemble des démarches légales qui permettent d’obtenir les paiements qui lui sont dus. Il est important de noter que des factures impayées cumulées peuvent engendrer des conséquences désastreuses pour une entreprise sur le plan financier. Le non-paiement d’une somme conséquente peut freiner le développement de son activité, voire entrainer une faillite totale. Cliquez sur ce lien pour en savoir davantage sur le recouvrement des impayés.
Comment réagir en cas d’impayés ?
A compter de la date d’échéance prévue de la facture, des actions de relance doivent être entamées. Le débiteur peut être contacté de différentes façons. Le but de ces relances est de lui rappeler ses engagements et demander des explications concises sur les raisons du retard.
La première relance
La première relance peut se faire par téléphone, par courrier électronique ou encore par lettre. Essayez de joindre votre client par téléphone pour engager une conversation claire et éviter les confusions. A ce stade, il peut tout simplement s’agir d’un oubli ou d’un problème de paiement, sans que le client ne le sache. Un simple rappel permet de faire un suivi des transactions avec chaque client et nouer une relation de confiance sur le long terme.
La seconde relance
Si vous n’avez pas obtenu de réponse lors de la première relance, il est temps de faire un rappel. Dans ce cas, ne plus appeler par téléphone, privilégier la prise de contact par lettre ou courriel pour avoir une preuve écrite de la procédure entamée. Cette lettre de relance doit être plus stricte. Les conditions générales visibles sur la facturation peuvent être évoquées. Précisez que des pénalités de retard sont en jeu si c’est le cas. En l’absence de réponse de la part du client, une procédure de recouvrement des créances peut être lancée.
Quelle procédure entreprendre pour le recouvrement des impayés ?
La procédure de recouvrement des impayés permet à l’entreprise d’obtenir le paiement de toutes les sommes dues par un débiteur spécifique. Il existe deux formes de recouvrement des factures impayées.
La procédure de recouvrement à l’amiable
La phase amiable est la procédure la plus simple pour recouvrir ses créances. C’est l’ensemble des actions à mettre en place pour obtenir le paiement de ses dettes sans menace judiciaire. Le débiteur aura ainsi la chance de réparer ses torts. Le recouvrement à l’amiable consiste à envoyer une lettre de mise en demeure au débiteur. Ce courrier à valeur juridique probante doit comporter diverses mentions obligatoires :
- la mention « mise en demeure de payer » ;
- la preuve de l’obligation de paiement : un contrat ou une facture ;
- la somme due, écrite en chiffres et en lettres ;
- le délai de paiement accordé au débiteur ;
- l’indication d’une poursuite judiciaire imminente en cas de non-paiement.
Le recouvrement judiciaire
Après l’échec de la procédure de recouvrement des créances à l’amiable, l’entreprise peut engager des poursuites judiciaires pour régler les litiges. Suite à cette procédure, le débiteur sera soumis à une sanction pénale. Le créancier peut recourir à 3 types de procédures : l’injonction de payer, l’assignation de fonds et le référé-provision. Simple et peu onéreuse, l’injonction de payer consiste à obtenir une ordonnance du Tribunal pour débloquer le règlement de la somme. Le référé-provision, quant à lui, à convoquer le débiteur concerné au Tribunal à une date spécifique pour déclencher un paiement. L’assignation de fonds est la procédure à privilégier si le montant des créances est assez important. Les délais d’exécution de cette procédure sont assez longs et fastidieux.
Comment réduire les risques de factures impayées ?
Engager des démarches de recouvrement de créances à chaque facture impayée peut vite engendrer une perte de temps considérable au sein d’une entreprise. L’idéal est de mettre en place des mesures visant à réduire ces impayés. Selon l’article L 441-10 du Code du Commerce, une entreprise a le droit d’appliquer des pénalités à partir du 1er jour de retard au-delà de la date d’échéance de paiement. Les pénalités de retard comprennent des intérêts de retard et des indemnités complémentaires.
Se faire accompagner par un professionnel lors d’une procédure de recouvrement
Pour être sûr d’obtenir gain de cause, il est conseillé de se faire accompagner par un professionnel dans le cadre de votre procédure de recouvrement. Plusieurs options s’offrent à vous :
Un cabinet de recouvrement
Un cabinet de recouvrement met à la disposition de l’entreprise une équipe d’agents expérimentés pour vous guider dans les démarches de recouvrement de créances. Il ne s’agit pas d’une activité réglementée, il est alors indispensable de choisir un professionnel fiable.
Un avocat spécialisé
Un avocat est un spécialiste en droit à solliciter pour défendre vos intérêts dans le cadre d’une procédure judiciaire. C’est à lui que revient la tâche de trouver les arguments légaux pour que le débiteur respecte ses engagements.
Un huissier de justice
Un huissier de justice peut être d’une aide précieuse pour effectuer une relance de factures impayées auprès d’un débiteur.
Se protéger des factures impayées avec l’assurance-crédit
L’assurance-crédit est un type de produit proposé par les compagnies d’assurance pour permettre aux entreprises de se prémunir des risques de factures impayées. L’objectif est d’offrir un maximum de protection pour la trésorerie de l’entreprise. C’est une couverture complète contre les risques de non-paiement causés par la défaillance ou l’insolvabilité des débiteurs. La souscription à cette forme d’assurance évite les pertes financières liées aux créances. L’assurance peut être souscrite pour se protéger d’un seul ou de plusieurs clients à la fois. Avant de signer le contrat d’assurance, il convient de vérifier en détails toutes les conditions et les garanties proposées dans le document.
