Les employés à distance ne sont pas comme leurs homologues au bureau. Contrairement à ceux du bureau, les travailleurs à distance sont moins encadrés et disposent d’une certaine flexibilité dans leur emploi du temps. Cette « liberté » peut entraîner des problèmes tels qu’une répartition inéquitable de la charge de travail ou le non-respect des attentes de l’entreprise. Pour éviter de telles situations, essayez les outils et les techniques permettant une compréhension plus complète et plus approfondie des processus de gestion de projet. En tant que débutant essayant d’acquérir une connaissance de base de la gestion des employés à distance, essayez les conseils suivants :
1. Installez des outils de gestion de la charge de travail
Les planificateurs de charge de travail font partie des indispensables pour toute entreprise, que ce soit pour le travail à distance ou pour une entreprise physique. Cependant, vous devez déterminer les apps ou logiciels dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez opter pour des outils de communication occasionnels tels que Slack et Skype. Pour la répartition de la charge de travail, vous pouvez choisir des trackers de projet, comme Asana ou Trello.
Une fois que vous avez choisi les apps de charge de travail dont vous avez besoin, évaluez si c’est la bonne app ou le bon logiciel pour une tâche particulière. Par exemple, vous devez donner une conférence sur l’efficacité des employés. Pour ce scénario, vous avez besoin d’une application qui peut permettre à tous vos employés à distance de voir votre vidéo en temps réel.
2. Communiquer les objectifs généraux
Avant de discuter de la charge de travail avec vos employés à distance, parlez-leur des objectifs généraux du projet. Cela permettra d’établir ce que l’entreprise attend d’eux pour chaque objectif de tâche qui leur sera confié.
De plus, cela aidera vos employés à distance à comprendre qu’ils sont un élément précieux de l’entreprise. Vous pouvez expliquer la mission de l’entreprise pour les motiver à créer un contenu de haute qualité. Cet acte peut les responsabiliser et même leur faire sentir qu’ils ont ce qu’il faut pour répondre à ces attentes. Cela peut même les motiver à devenir des travailleurs productifs.
3. Soyez clair sur les détails de leur travail
La plupart des employés à distance peuvent ne prendre le travail que pour un revenu supplémentaire et ne prévoient pas de travailler pour vous pendant longtemps. Il en va de même pour vous. Vos travailleurs peuvent s’attendre à ce que votre offre soit un emploi régulier, et vous pourriez n’avoir besoin d’eux que pour quelques mois. Pour éviter tout désagrément des deux côtés, expliquez clairement les détails du travail à vos employés.
Donnez-leur des précisions sur la charge de travail qui leur sera confiée et jusqu’à quand. En outre, fournissez des échantillons possibles du travail que vous attendez d’eux. En dehors de la discussion de ces détails de la charge de travail, obtenez une copie d’un contrat signé par vous deux.
4. Expliquez les attentes et les objectifs personnels
Une fois que vos travailleurs à distance ont une idée claire du fonctionnement de l’entreprise, donnez-leur la chance de participer à la planification de la charge de travail. En tant que manager, définissez leurs attentes et passez en revue la répartition de la charge de travail au sein de l’équipe.
Puis laissez les membres de votre équipe partager leurs objectifs personnels concernant leur charge de travail. Ce type de partage peut stimuler la productivité des employés, et vous saurez exactement ce qu’il faut rechercher lors du suivi des performances de travail des employés à distance.
5. Instillez la confiance et la flexibilité
Le suivi des employés à distance peut être un défi. Vous ne pouvez pas superviser physiquement ce que vos travailleurs à distance font ou comment ils accomplissent leurs tâches. Une gestion efficace des employés comprend la démonstration de votre confiance à votre personnel à distance.
Vous devriez également encourager les compétences d’auto-leadership chez vos travailleurs à distance. Par exemple, demandez-leur leur avis sur leur charge de travail. Écoutez leurs suggestions et commentaires et intégrez-les dans le processus de votre équipe, le cas échéant. Interrogez-les sur leurs horaires de travail et sur le moment où ils se sentent le plus productifs pour travailler sur les objectifs de leurs tâches données.
6. Établissez votre autorité
Donner de la liberté à vos employés en télétravail sur la façon et le moment où ils font leur travail peut encourager l’efficacité des employés. Une trop grande liberté, en revanche, peut conduire à l’inefficacité. N’oubliez pas de leur imposer votre autorité. Soyez franc lorsque votre employé ne respecte pas les délais. Expliquez-lui les conséquences de ses actes et donnez-lui une chance équitable ou un avertissement.
Egalement, évitez d’être trop amical ou trop familier avec vos travailleurs. Il est normal d’être gentil avec eux, mais être trop familier peut leur donner l’impression qu’ils peuvent agir comme le patron.
7. Créer un espace pour respirer
Même avec une énorme charge de travail, assurez-vous de donner à vos employés à distance un espace pour respirer. Laissez-les faire de courtes pauses pendant la journée et profiter de leurs congés. Cela les aidera à récupérer après avoir été submergés par le travail.
Soyez attentif à la façon dont vos employés en télétravail passent leurs pauses. Surveillez de près la durée de leurs pauses et rendez-les responsables de la façon dont ils passent leur temps. Rappelez-leur toujours l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
8. Donnez du feedback et demandez leur avis
Vos employés à distance apprécieront grandement s’ils connaissent les avantages et les inconvénients du travail qu’ils font. Donnez-leur un retour sur ce que vous aimez dans leur travail et sur ce qu’ils doivent améliorer. Soyez concret dans l’éloge de leurs compétences. Par exemple, félicitez votre employée pour son excellente planification de la charge de travail pour ses grands projets.
En dehors de vos commentaires, assurez-vous d’entendre leur version, également. Demandez-leur leur avis sur leur charge de travail et comment vous pouvez les aider. Soyez prêt à écouter ce qu’ils ont à dire et à travailler ensemble sur ces aspects.
