La rédaction commerciale est une compétence essentielle pour toute personne qui aspire à une carrière dans presque tous les domaines. Cependant, la communication d’affaires, et la rédaction d’affaires en particulier, est tout à fait différente de l’académique, et ainsi, de nombreux jeunes et aspirants travailleurs éprouvent de l’anxiété lorsque vient le temps de rédiger leur premier rapport d’affaires. Quoi qu’il en soit, il n’y a absolument aucune raison de stresser à propos de la rédaction d’un rapport d’entreprise : il existe plusieurs étapes qui garantiront un travail bien organisé et un récit clair et structuré.
Veillez à comprendre l’objectif de votre rédaction
Qu’est-ce qu’un rapport d’entreprise ? Bien qu’il existe différents types de rapports d’activité, tous sont des documents spécifiques, conçus pour un certain public professionnel. La première étape, et la plus importante, que l’on doit faire avant de rédiger, est de déterminer ce que l’on veut écrire exactement. De nombreuses personnes ne suivent pas cette recommandation et, en conséquence, elles aboutissent à des textes verbeux et compliqués.
Développer une structure qui fonctionne pour votre objectif
Maintenant que vous savez ce qui doit être dit, rédigez votre modèle de rapport d’entreprise. La disposition des sections du rapport dépend largement de son format. Le format de rapport formel exige l’exactitude de tous les chiffres et données, le langage doit être officiel et explicite, la structure est prédéterminée et stricte, tandis que le format de rapport informel tolère quelques variations mineures dans le langage, le style et la disposition des sections. La principale différence entre les formats de rapport est la taille de l’écrit. Les rapports informels peuvent être représentés sous forme de mémos, de lettres, et même être partagés par e-mail.
Comment rédiger un rapport officiel cependant ? De nombreux domaines et entreprises ont leur propre format de rédaction de rapports, et il est essentiel de s’assurer que votre rapport d’activité respecte toutes les exigences de la rédaction d’entreprise.
Toutefois, s’il n’y a pas de directives spécifiques à suivre, vous pouvez toujours vous en tenir au modèle général :
Page de titre, qui doit contenir le titre du rapport, le nom de l’auteur et la date. Le rapport doit être titré en fonction de la tâche donnée.
Contenu, où tous les titres de section sont énumérés avec les numéros de page correspondants. Cette page n’est nécessaire que pour les rapports de taille importante, et elle est généralement compilée après que toute la rédaction a été effectuée afin de s’assurer que les titres de section et la pagination correspondent aux parties du texte principal.
Sommaire, une brève section pour mettre en évidence les principales conclusions du rapport. Cette partie du rapport est facultative, elle est plus adaptée aux textes longs.
Introduction, la section pour énoncer le but de la rédaction ou exposer la tâche donnée.
Méthodologie, la partie facultative pour décrire les méthodes utilisées tout en réalisant le devoir.
Corps principal du texte. Cette partie du texte doit inclure toutes les informations pertinentes, les opinions, les jugements, les idées, ainsi que les faits et les statistiques nécessaires pour soutenir les affirmations. Les informations contenues dans cette partie du rapport doivent être divisées en paragraphes et autres parties logiques, étiquetés par des titres et sous-titres appropriés. La plupart du temps, la rédaction d’un rapport d’entreprise nécessite une enquête et des recherches préalables, donc les ressources de toutes les idées, théories et idées empruntées doivent être correctement reconnues et citées.
Conclusion, la brève évaluation du matériel énoncé et une déduction laconique sur la situation actuelle. Recommandations, la section où l’auteur doit suggérer d’autres actions pour l’entreprise ou le département sur la base des résultats de la recherche.
Bibliographie. La liste de tous les ouvrages cités qui ont été utilisés au cours de la recherche menée et mentionnés dans le rapport.
Appendices. Si la recherche menée a donné lieu à une grande quantité de données, qui ont été traitées et représentées dans le corps principal du rapport, il est raisonnable de fournir les données originales au cas où les lecteurs voudraient y jeter un coup d’œil et mieux comprendre le sujet.
Maintenez votre langage
Le temps, c’est de l’argent, donc le récit d’un rapport d’activité doit être aussi concis que possible. Contrairement à la rédaction académique, où les points clés sont énoncés et expliqués au milieu du texte, les principes de la rédaction commerciale suggèrent d’aller à l’essentiel dès que possible. Le rapport doit être rédigé dans un langage formel et avec une terminologie précise. Bien que le public visé par le rapport soit susceptible de connaître l’argot professionnel, il convient de l’éviter.
Le document doit être formaté selon le manuel de style d’écriture qui convient au domaine de la recherche et au champ d’activité de l’entreprise. Par exemple, si le rapport est basé sur une enquête sociologique et qu’il est destiné aux travailleurs sociaux. Toutefois, certaines caractéristiques du texte (citation in-text, notes de bas de page, annexes, bibliographie, etc.) peuvent être formatées selon les normes de l’entreprise.
Appuyez vos affirmations par des illustrations
C’est bien connu, une image vaut mille mots, ainsi un rapport d’activité bénéficiera d’illustrations pertinentes et qualitatives. Comme l’écriture doit être concise, les données visuelles doivent être interprétées et commentées, mais le texte ne doit jamais affirmer quoi que ce soit qui puisse être déduit de manière évidente de la démonstration graphique. Veillez à ce que tout le matériel visuel fourni soit correctement étiqueté et cité dans le texte.
Editer et relire
Même si le texte est rédigé avec soin, il bénéficiera d’une édition et d’une relecture approfondies, surtout si l’on a la possibilité de le mettre de côté pendant un certain temps et de lui donner un nouveau regard. Une telle démarche épargnera au texte du rapport des coquilles embarrassantes et permettra à l’auteur de détecter les défauts éventuels avant que le texte ne parvienne à son public.
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