Dans le monde rapide dans lequel nous vivons aujourd’hui, ceux qui sautent au sommet ont de grandes capacités de communication, et cela signifie une rédaction commerciale supérieure à celle de la concurrence. Vous avez entendu le dicton « la plume est plus puissante que l’épée ». Eh bien, dans le monde des affaires, il vaut mieux être capable de manier un stylo, sinon vous risquez de tomber sur votre épée. À l’ère de l’information dans laquelle nous vivons, il est inévitable de conclure que votre capacité à communiquer est l’une des compétences les plus essentielles que vous puissiez maîtriser. Dans les affaires, vous devez communiquer avec des prospects, des employés, des fournisseurs, des avocats, des conseillers d’entreprise, voire des législateurs. Dans de nombreux cas, vous pouvez vous exprimer oralement et vous en sortir ; cependant, vous êtes mort dans l’eau en affaires si vous ne pouvez pas communiquer par écrit.
Alors, pourquoi la rédaction commerciale est-elle si nécessaire ? Allez, vous ne le saviez pas ? En tant qu’expert, vous devez être en mesure de préparer des argumentaires efficaces à l’intention de la direction et des clients, de fournir des ordres du jour de réunions à vos collègues et de mettre les autres au courant de l’évolution actuelle de votre entreprise. Vous pouvez être chargé de rédiger des textes publicitaires, des guides ou des contrats juridiques.
Il existe un certain nombre de moments clés dans le cours d’une petite entreprise où il est absolument essentiel d’écrire plutôt que de parler. Je vais vous en fournir une liste solide, mais certainement pas complète, ici même :
1. Etre visuel :Adhérez-vous au fait que vous apprenez davantage si vous ne vous contentez pas d’entendre mais que vous visualisez le contenu ? Il suffit de penser à n’importe quel discours que vous avez entendu sur la fixation d’objectifs et l’importance primordiale d’écrire vos objectifs. Il est important d’utiliser votre bloc-notes pour convaincre les prospects de la valeur de vos biens et services. Pourquoi ? Le fait de le voir par écrit rend quelque chose de plus crédible, ce qui augmente la rétention. Outre les ventes, le message écrit est approprié pour les instructions de travail, les objectifs et la mission de l’entreprise, et les mises à jour concernant votre secteur d’activité. Si vous voulez que quelque chose colle vraiment à votre public, vous devez l’écrire.
2. États de la politique. Vous ne pouvez pas avoir un manuel de l’employé verbal ; cela ne suffira tout simplement pas. Le message oral est massé et déformé par la hiérarchie. Si vous êtes responsable de politiques ou de méthodes dans une entreprise qui doivent absolument être suivies mot pour mot, vous devez les mettre sur papier et les publier pour les parties concernées. Imaginez que vous disiez à votre inspecteur du travail que « nous sommes très prudents, mais que nous ne tenons pas de registres ».
3. Plaintes. Avez-vous déjà été arnaqué par un prestataire ? Si vous voulez que cela soit résolu, je vous suggère de le faire par écrit. Vous essayez de persuader quelqu’un de votre point de vue, et votre plainte écrite aura des jambes. Pour commencer, vous disposez maintenant d’un document de correspondance. Plus important encore, il est très possible que la personne à laquelle vous vous êtes plaint initialement ne soit pas celle qui résout le problème, ce qui suggère que votre plainte doit être transférée. Si vous formulez votre plainte par téléphone, elle remonte la hiérarchie verbalement. Rappelez-vous à l’école primaire lorsque l’enseignant a chuchoté « Le lapin de Pâques sera là mercredi » à l’enfant du premier rang, qui à son tour l’a lancé dans la salle en le disant à son ami derrière lui.
4. Reconnaissance. Les gens aiment recevoir des compliments sur un travail bien fait. Les gestionnaires d’aujourd’hui apprennent qu’une partie cruciale d’un programme d’incitation est de rendre ces félicitations accessibles aux meilleurs membres du personnel. Ce qui est amusant, c’est que lorsque l’éloge est reçu en privé autour d’une tasse de café, c’est agréable. Lorsqu’il est affiché noir sur blanc dans le bulletin d’information de l’entreprise, c’est comme si l’employé recevait une récompense imprévue. Pensez simplement au volume de travail et à l’engagement dont l’heureux employé fera preuve maintenant. Félicitez les gens par écrit et ouvertement pour obtenir des résultats mesurables.
5. Des idées complexes sont exprimées. Si votre entreprise a obtenu la certification ISO 9000 ou passe par cette procédure maintenant, vous pouvez comprendre pourquoi les auditeurs ISO exigent des enregistrements écrits. Vous devez décrire les processus d’action corrective, par exemple, en indiquant aux gens ce qu’ils doivent faire lorsque les choses tournent mal. L’ISO a trait à la précision ou à la répétabilité, et le fait de mettre quelque chose de complexe par écrit conduit à la fiabilité pendant l’exécution. Chaque fois que vous devez illustrer ou documenter des idées complexes dans votre entreprise, mettez-les sur papier. Et n’oubliez pas ; tenez-vous à l’écart des ésotérismes et du jargon.
6. Protégez-vous. Nous le savons tous, n’est-ce pas ? C’est devenu la principale utilisation du courrier électronique sur l’intranet de l’entreprise. Si vous êtes engagé dans des problèmes douteux au travail, ou si vos actions, pour quelque raison que ce soit, sont sous le microscope de l’entreprise, vous devez absolument enregistrer vos positions pour la postérité et la protection future. Vous pouvez utiliser des messages papier ou électroniques, mais couvrez toujours vos atouts.
7. Agendas. Si vous avez déjà assisté à une réunion qui était un naufrage parce que personne ne connaissait les objectifs ou ce qu’ils étaient censés faire, levez la main. OK, reposez-la. Vous connaissez de première main l’importance d’un ordre du jour écrit pour une réunion. Il permet de focaliser les participants sur un objectif commun, de désigner les responsabilités et d’aider le responsable de la réunion à maîtriser son temps. Ne tenez jamais, jamais une réunion sans avoir produit au préalable un ordre du jour écrit et sans l’avoir partagé à l’avance avec les participants à la réunion.
