La gestion du courrier occupe une grande partie du temps réservé aux tâches administratives dans toute entreprise. D’un type d’organisation à un autre, la tendance se tourne aujourd’hui vers une simplification et une automatisation de la gestion du courrier. Au-delà des enjeux de la traçabilité du courrier dans l’entreprise, quelles sont les solutions de gestion existantes ?
Qu’apporte un logiciel de traçabilité du courrier à votre entreprise ?
On entend par gestion administrative du courrier, l’ensemble des tâches et processus qui permettent de recevoir, trier, rédiger une réponse, mettre sous pli et faciliter l’envoi de courrier au sein d’une organisation. Elle représente une tâche prioritaire, voire incontournable au sein d’une entreprise. La personne en charge de la gestion administrative du courrier est souvent amenée à traiter des volumes plus ou moins importants de courrier. Elle doit trier, consulter, classer, traiter et archiver au quotidien et selon un processus bien rôdé. Toute mauvaise organisation ou défaillance dans la gestion administrative du courrier peut engendrer des pertes énormes pour l’organisation.
C’est pourquoi les grandes organisations ont de plus en plus recours aux logiciels de traçabilité de courrier et de colis. Ces logiciels, destinés aux services courrier et logistique, permettent de suivre en temps réel les objets sensibles qui circulent au sein de votre organisation. Si vous êtes une grande organisation, l’intérêt d’un logiciel pour la traçabilité du courrier tombe sous le coup de la raison tant un tel logiciel représente une solution complète de gestion du courrier entrant, sortant et circulant. Il permet aux services dédiés de tracer facilement les flux de l’arrivée des objets sensibles dans l’entreprise jusqu’à leur livraison finale.
Les limites d’une gestion classique du courrier
Une gestion classique du courrier sans traçabilité est susceptible d’entraîner des erreurs dans le classement des documents, des pertes ou des oublis qui provoqueront des retards, des surcoûts liés aux mauvaises opérations manuelles de gestion du courrier.
C’est pourquoi l’automatisation du suivi permettrait de réduire en théorie de 50% les tâches administratives. Vous optimisez en effet, les tâches d’enregistrement et de gestion des tournées de distribution, et vous recevez régulièrement des alertes en cas de non-distribution.
Elle permet également de réduire les risques de perte de courrier puisqu’en temps réel, vous localisez les colis et plis sensibles et pouvez conserver un historique de toutes les distributions. De plus, elle diminue le temps de distribution, assure l’intégrité des documents et leur livraison à la bonne personne et vous envoie des notifications de réception en temps réel. Toute chose qui améliore la satisfaction des clients internes et la sécurité du courrier sensible.
L’alternative, confier la gestion du courrier à un tiers
Des entreprises spécialisées proposent un service de secrétariat à distance avec des prestations sujettes à personnalisation. Leur but est de vous faire gagner du temps de traitement et elles proposent souvent un diagnostic gratuit. C’est une solution qui peut également faire gagner du temps et permettre aux employés de se concentrer sur des tâches plus gratifiantes et prioritaires. En moyenne, on estime à 25% d’économies du tarif d’affranchissement, l’économie que font les grandes entreprises qui recourent à un prestataire de service de gestion de courrier.
