Toute entreprise se fixe des objectifs à atteindre, quel que soit son domaine d’activité. La mise en place d’un plan d’action est la meilleure solution pour les atteindre rapidement. Cela devient encore plus nécessaire pour développer un nouveau projet ou pour coordonner les activités de l’entreprise. Par conséquent, il est indispensable pour toute structure qui souhaite d’établir un plan d’action. Découvrez ici à quoi sert réellement ce document et comment l’élaborer.
En quoi consiste un plan d’action ?
Un plan d’action est un document interne qui permet de définir étape par étape les stratégies de l’entreprise pour atteindre ses objectifs. Il a pour but d’aider l’entreprise à résoudre certaines problématiques particulières, à utiliser ses ressources humaines au maximum et à prendre des décisions avisées tout en fixant au mieux ses priorités. La mise en place de ce document se fait en trois phases à savoir : l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi-évaluation. Le plan d’action retrace pour chaque activité :
- les actions à prendre,
- la personne qui s’en occupe,
- la date limite,
- l’estimation du temps nécessaire pour la réalisation,
- les ressources qui seront employées.
Grâce à ces différentes informations, vous avez une vue globale de votre projet ou de votre activité. Le plan d’action peut ainsi être généralisé ou concentré sur un service en particulier comme le marketing, les ressources humaines… Quelle que soit sa forme, il doit être pertinent et efficace. Par conséquent, il est recommandé de suivre les bons exemples pour réussir ses plans d’action et pour s’assurer que les objectifs fixés seront atteints. Vous pourrez vous inspirer de ces exemples pour élaborer votre document interne selon le contexte. Le plan d’action peut notamment vous aider à résoudre une situation dégradée pour revenir au standard de l’entreprise. Il peut également vous permettre d’améliorer une situation actuelle afin d’élever les standards qualité de la structure.
Définissez vos objectifs dans vos plans d’action
L’élaboration du plan d’action commence par la définition des objectifs. Ils doivent être clairs et cohérents dans le but de permettre aux collaborateurs qui interviendront sur le projet de bien cerner les enjeux. Plusieurs étapes sont nécessaires pour définir les objectifs du plan d’action. Pour commencer, vous devez faire des séances de brainstorming qui sont essentielles pour trouver des idées. Ensuite, vous pourrez choisir celles qui sont les plus pertinentes. Pour plus d’efficacité, nous vous conseillons de faire le brainstorming à plusieurs. Ainsi, vous pourrez mieux développer les idées et avoir les avis de chacun sur la vision globale de l’entreprise.
Les séances de brainstorming vous permettront de retenir deux ou trois idées pertinentes, voire plus. Il vous faudra ensuite vous en servir pour définir un objectif principal. À cet effet, vous pouvez utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel). Il s’agit d’une approche de management qui a pour principe la fixation de micro-objectifs pouvant être atteints dans un délai prédéfini. En utilisant cette méthode, vous pourrez sans grande difficulté définir un ou des objectifs spécifiques. Ces derniers doivent non seulement être mesurables pour favoriser une évaluation et un suivi régulier, mais aussi ambitieux pour impacter positivement l’entreprise. Par ailleurs, les objectifs qui figurent dans le plan d’action doivent également être délimités dans le temps.
Les moyens à définir dans un plan d’action
Après avoir défini les objectifs, il vous faudra déterminer vos besoins. Il peut s’agir de besoins financiers, humains, matériels ou temporels. Cela vous permettra de définir les moyens que vous utiliserez pour atteindre les objectifs fixés. Il faudra pour cela allouer des ressources que vous devez veiller à ne pas dépasser. L’idée est de définir des moyens pour chacune des tâches prévues dans le plan d’action. On doit notamment voir les collaborateurs affectés à la réalisation de chaque tâche, les moyens financiers prévus ainsi que le matériel nécessaire pour mener à bien le projet.
La définition des moyens dans le plan d’action vous permet de respecter scrupuleusement le budget prévu et de ne pas dépasser les prévisions. Cela vous donne également une ligne de conduite à suivre pour l’atteinte des objectifs.
Les délais dans les plans d’action
Le plan d’action vous permet d’atteindre tous les objectifs que vous vous êtes fixés. Ce document vous donne également la possibilité de le faire dans une limite de temps préalablement définis. Pour ne pas dépasser cette limite, il est essentiel d’établir une temporalité dans le plan d’action. Cela consiste à définir les délais de réalisation des tâches. Vous devez mettre les durées prévues pour les tâches ainsi que les deadlines dans le document. Il est également recommandé de répéter cela pour les tâches récurrentes que vous envisagez de réaliser de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Cela vous évite les oublis et vous permet d’être plus productif.
