Il est courant qu’une entreprise se retrouve à devoir gérer de manière simultanée un certain nombre de projets d’envergure. Malheureusement, il est quasiment impossible de suivre l’avancement de chaque projet avec un logiciel de gestion de projets classique. Pour profiter d’un suivi optimal, il convient de privilégier plutôt un logiciel de gestion de portefeuille projets (PPM).
Un outil qui permet de gagner du temps au quotidien
Sans un logiciel de gestion de portefeuille de projets, les managers et leurs équipes mettraient plusieurs semaines à tout planifier et à tout vérifier. En effet, lorsque l’on doit concevoir des projets, il est indispensable de prendre en compte tous les paramètres liés à l’affectation des ressources, à l’identification des risques, à l’ordonnancement des tâches, etc. Il est difficile de vérifier tout dans les moindres détails lorsque l’on a plusieurs projets en cours.
Comme on peut le voir sur ce site internet, les outils PPM sont dotés de plusieurs fonctionnalités qui permettent de travailler encore plus vite. En quelques secondes, on peut personnaliser des tableaux de bord, automatiser des tâches, définir ses objectifs, identifier les ressources interdépendantes.
Mieux répartir les ressources entre les différents projets
Pour atteindre ses objectifs de croissance, l’entreprise a tout intérêt à optimiser la gestion de ses ressources, qu’elles soient financières, matérielles ou humaines. Pour profiter des meilleurs résultats, il est indispensable qu’elles soient allouées avec minutie. Cela permettra d’accélérer le développement de chaque projet jusqu’à ce que les objectifs soient atteints. Le logiciel de gestion de portefeuille projets permet d’avoir une vue globale sur les ressources disponibles et aide les dirigeants à les affecter de manière efficiente. Avec un outil PPM, les chefs de projet, les PMO ou encore les chefs d’entreprise peuvent désormais éviter tout gaspillage de ressources et se donner les meilleures chances pour réussir.
Avoir une vue précise sur l’ensemble des KPI de gestion de portefeuilles de projets
Les indicateurs clés de performance (key performance indicator – KPI) permettent d’évaluer les résultats des projets en cours. En somme, ils permettent de découvrir si les projets, tel qu’ils ont été menés, ont atteint leurs objectifs. Avec un outil PPM, il est désormais facile de consulter des indicateurs clés qui vous permettront d’évaluer les résultats obtenus.
Le taux de réalisation, le taux d’avancement, le taux des coûts réels, le taux de retard, etc., sont autant d’indicateurs pour évaluer les performances de votre projet. En découvrant les KPI, assurez-vous que les différents projets sont sur la bonne voie, et dans le cas échant, prenez les mesures qui s’imposent pour améliorer votre stratégie.
Faciliter la communication avec les différents membres de l’équipe
Les logiciels de gestion de portefeuille projets sont de puissants outils collaboratifs qui permettent de mieux communiquer avec les membres de son équipe, mais aussi avec les différents départements. En effet, les PPM permettent d’augmenter l’implication des collaborateurs en coordonnant avec précision leurs actions. De ce fait, il est impossible que l’une des parties prenantes ne soit pas informée de l’état d’avancement d’un projet ou encore des tâches de son ressort. Avec le bon logiciel PPM, il est également facile de partager les documents et autres fichiers avec les collaborateurs.
