De plus en plus d’entreprises ont recours à la GED, c’est-à-dire la Gestion Électronique de Documents qui permet de gérer et d’archiver l’ensemble des documents d’une entreprise. Comment bien utiliser une GED pour son entreprise ? Quel est l’avantage de l’archivage électronique ?
Qu’est-ce que la GED ?
Elle permet un gain de temps et une optimisation des performances de l’entreprise. Les logiciels GED correspondent à des applications capables de structurer et gérer automatiquement l’ensemble des fichiers électroniques d’une entreprise.
L’objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents afin d’être en mesure de gérer leur cycle de vie de leur création à leur destruction. Il s’agit également de mettre à disposition l’information au bon moment aux bonnes personnes.
Comment fonctionne une GED ?
La GED concerne tous les types de fichiers existants dans une entreprise comme les factures, les fiches de paie, les bons de commandes…
Classiquement, le processus de GED suit 4 grandes étapes :
– L’acquisition des documents : cette étape résulte d’un processus humain ou automatique visant à créer, enregistrer, classer puis indexer le document électronique.
– La gestion des documents : les opérations de gestion des documents recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création comme la sécurité et les droits d’accès, la variation du document, son évolution…
– Le stockage des documents : il s’agit ici de définir le support de stockage, sa durée, son organisation et d’anticiper la possibilité de réviser voire de détruire le document.
– La diffusion des documents : cette dernière étape traite de la restitution du document. Leur diffusion peut se faire via Internet ou via l’Intranet en mode pull (mise à disposition des documents qui sont consultables après recherche et sélection) ou en mode push (la distribution et l’envoi se font à des destinataires désignés).
Quels sont les différents types de logiciel ?
Il existe aujourd’hui différents logiciels de GED qui peuvent être gratuits ou payants.
Le choix d’une GED se fait en fonction du type et surtout du nombre de documents à traiter. On prend également en compte la charge d’utilisateurs qui pourra s’y connecter.
