En cette ère de révolution technologique, il est difficile pour les entreprises de ne pas procéder à la dématérialisation de leurs processus. Les documents sont désormais conservés et archivés sous une forme numérique dans un stockage physique ou virtuel tel que le Cloud. Cette digitalisation ne se réalise cependant pas sans un système de gestion adéquat.
La dématérialisation : incontournable pour l’avenir de l’entreprise
La transformation digitale vise à remplacer les supports d’information physiques par des données informatiques, exclusivement gérées de manière électronique. C’est une étape importante pour l’entreprise, car elle accélère considérablement les formalités administratives et optimise son organisation interne. La digitalisation requiert toutefois un savoir technique et informatique qui n’est pas forcément accessible à toutes les entreprises. C’est la raison pour laquelle des agences se spécialisent en dématérialisation entreprise, comme c’est le cas pour la société 1Pacte.com. Ces professionnels accompagnent l’entreprise pour :
- l’impression et la numérisation des documents ;
- la gestion des fichiers numériques ;
- le travail collaboratif pour l’outillage nécessaire à la dématérialisation ;
- la gestion informatique et la sécurité des données de l’entreprise.
Les intérêts de la dématérialisation pour une entreprise
Une organisation et une gestion simplifiée
Les formalités administratives sont une des démarches les plus lourdes concernant l’entreprise. Non seulement elles sont parfois compliquées, mais elles sont également chronophages. Grâce à la transformation digitale, l’accès, le partage et l’archivage des documents sont optimisés. La dématérialisation avantage l’entreprise sur plusieurs aspects :
- la documentation d’entreprise : factures, bulletins de salaire, divers contrats, etc. ;
- les échanges entre collaborateurs, avec les clients, avec les fournisseurs ;
- les processus métiers et les activités de l’entreprise pour une meilleure productivité.
La réduction des risques
La dématérialisation permet un gain de place conséquent. Les documents ne nécessitent plus d’être entreposés dans des caisses ou des cartons. De plus, il n’y a plus besoin de les indexer et de dépenser en étagères et en bibliothèques. Avec de nombreux m² sauvés, l’entreprise est en mesure d’économiser sur ses charges directes (loyer) et prestataires (location de local de stockage). La transformation digitale réduit par ailleurs la consommation en papier. En optant pour un stockage numérique, le risque de détérioration (inondation, incendies, etc.) des documents est quasiment nul.
Une meilleure classification des documents
Un des grands avantages des données dématérialisées est la facilité de classement. On peut les indexer par date, par objet ou par degré d’importance. Il sera ainsi plus facile de retrouver un document en particulier. En principe, les fichiers numériques sont lisibles et accessibles depuis n’importe quel support électronique, selon les paramètres de sécurité de l’entreprise. Il se peut que l’accès aux documents les plus importants soit limité à quelques personnes uniquement.
Un partage facilité
Les documents numériques se partagent en un clic grâce aux nouvelles technologies : emails, wifi, messagerie instantanée… C’est un atout de poids pour les réunions de travail et les projets d’équipes. Les données s’échangent et sont modifiées en toute facilité.
Une plus grande capacité de stockage
En général, les données et les documents de l’entreprise sont stockés sur un serveur interne ou externe. On peut aussi les archiver dans un espace de stockage virtuel (le Cloud, le coffre-fort numérique). Ce type de stockage dématérialisé offre plusieurs avantages :
- une sécurisation des données : mot de passe, compte utilisateurs, traçage… ;
- une grande capacité de stockage ;
- une sauvegarde régulière.
