À l’ère du numérique, il est de plus en plus difficile pour une entreprise de se passer de logiciels pour fonctionner. Quel que soit le département, l’utilisation d’un programme informatique est hautement avantageuse. Par exemple, cela permet de réaliser rapidement et avec précision des tâches habituellement fastidieuses et chronophages. Quels sont les programmes informatiques dont il faut disposer en entreprise ?
Optez pour un logiciel de paie
Un logiciel de paie constitue un incontournable pour une entreprise. Il permet de gagner du temps. Cela permet donc d’optimiser la productivité de votre équipe RH, car le logiciel de paie facilite grandement leur travail. Grâce à ce programme, les activités chronophages qui ont une faible valeur ajoutée sont entièrement automatisées. Ainsi, plus besoin de réaliser d’importants calculs en ce qui concerne la paie. Le département des ressources humaines peut alors se concentrer sur des tâches plus importantes, comme l’évaluation des compétences ou la détermination des besoins en formation. Comme il est possible de le voir sur Payfit, il existe des logiciels de gestion de la paie qui proposent plusieurs fonctionnalités.
Le logiciel de paie permet aussi d’éviter les erreurs, qui peuvent être monnaie courante lorsque les calculs sont réalisés manuellement. Il permet de ce fait d’avoir une plus grande maîtrise du processus de paie. Si l’externalisation de la gestion de la paie est une pratique qui a fait ses preuves, gérer cette tâche en interne a aussi ses avantages. Grâce au logiciel de paie, c’est possible. La mise à jour des règles sociales et conventionnelles est automatique, et les données sont parfaitement sécurisées. Elles sont centralisées, ce qui évite les doubles saisies. Ce logiciel permet de réaliser à long terme d’importantes économies.
Les logiciels SIRH pour les ressources humaines
Les logiciels SIRH sont particulièrement utiles aux sociétés, notamment aux services RH. Ses avantages sont nombreux. Cela permet d’avoir une gestion sécurisée des ressources humaines. Grâce à ce programme, il est possible de regrouper toutes les activités liées à l’administration RH. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel terminal, où que vous soyez, ce qui est très pratique. Le niveau de sécurité proposé par ces logiciels permet à ceux-ci de répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Les logiciels SIRH permettent donc de gérer et d’archiver les documents propres à l’entreprise en toute sécurité.
Ces logiciels aident votre personnel à se développer et à monter en compétences. N’oubliez jamais que le perfectionnement des employés est vital pour une entreprise. En plus de vous aider à améliorer le savoir-faire de votre équipe, le logiciel SIRH favorise aussi la fidélité de chaque travailleur. Grâce à ce logiciel, il est possible d’effectuer le suivi des ressources humaines et d’évaluer les performances de chacun, ses besoins en formation, les promotions, etc. Vous pouvez aussi suivre plus facilement les congés et les arrêts maladie, ainsi que les absences et les retards des employés.
Utilisez un logiciel de signature électronique
Les signatures électroniques sont, en quelque sorte, des empreintes digitales que laissent une personne ou une entreprise. Les signatures numériques sont propres à chaque signataire. Elles sont dotées d’un système de clés à chiffrement et de processus complets d’identification permettant de bénéficier d’un bon niveau de sécurité. Chaque document signé devient donc authentique. La signature est la garante de son intégrité. Toute tentative de falsification devient impossible, tout comme la modification du document signé. La signature numérique permet aussi au document d’être traçable, ce qui facilite son suivi. Elle permet aussi de faciliter les transmissions. Par conséquent, plus besoin de coursier, d’imprimer ou de numériser le document.
La signature numérique a une valeur légale. La conformité juridique des documents qui portent cette signature n’est alors plus à prouver. Le règlement européen eIDAS atteste de cette conformité envers la loi. Il existe une institution européenne qui encadre les identifications électroniques, pour permettre aux entreprises d’apposer une signature numérique sur leurs documents sans enfreindre la loi. D’ailleurs, il faut noter qu’actuellement, les signatures manuscrites sont plus susceptibles d’être invalidées par la justice que les signatures électroniques. Ainsi, votre entreprise sera entièrement protégée par loi si elle utilise sa signature électronique sur l’un de ses documents.
Trouvez un bon logiciel de gestion des factures
Gérer les factures constitue une autre des tâches fastidieuses, chronophages et peu gratifiantes au sein d’une entreprise. Pour gérer cette tâche, il convient d’utiliser un logiciel de facturation. Cette solution permet de centraliser les données client et de répertorier les renseignements importants qui les concernent (nom, adresse, conditions tarifaires, TVA, modalités de facturation, etc.). Veillez à paramétrer correctement le logiciel pour éviter l’apparition de doublons. Les informations sont donc uniques. Il faut éviter de saisir à nouveau ces mêmes informations dans d’autres logiciels, comme un logiciel comptable ou de gestion commerciale.
Quel logiciel pour votre communication interne ?
La communication est un point important au sein d’une entreprise. Cela permet de faire circuler les informations. Optez pour un logiciel de communication efficace qui facilitera les échanges avec vos collaborateurs. Ce type de programme permet une communication multicanal. De ce fait, les canaux de communication sont variés. Cette diversification nécessite l’utilisation d’un outil adapté permettant de communiquer sur tous les canaux existants. C’est justement là qu’interviennent les logiciels de communication.
Cette forme de logiciel permet d’atteindre un public multilingue. Il est alors recommandé pour les entreprises ayant opté pour une délocalisation à l’étranger. Il convient aussi aux établissements qui ont tout simplement voulu étendre leurs activités sur un marché extérieur. Les barrières de la langue constituent souvent un frein pour la communication (interne et externe) d’une entreprise. Le logiciel effectue automatiquement la traduction pour rendre le message compréhensible par d’autres personnes. Pensez donc à vérifier la disponibilité de cette option sur le logiciel, avant d’en faire l’acquisition. Évitez également les messages redondants. Certains logiciels proposent une multitude de formules pour varier un peu les tournures et rendre le message plus attractif pour vos interlocuteurs.
L’utilisation de logiciels variés est aujourd’hui incontournable pour la bonne marche d’une entreprise. Ils facilitent le travail des équipes, et donc, augmentent la productivité.
