Bien que l’utilisation de la visioconférence existe depuis plusieurs années, le recours à cette pratique a atteint son apogée ces 2 dernières années suite à la crise sanitaire de la Covid-19. Celle-ci est en effet très utilisée en entreprise pour l’organisation de réunions formelles ou pour les échanges sur différents projets. Pour que ses réunions se déroulent alors dans les meilleures conditions possibles, il est important de savoir s’équiper avec des équipements adaptés.
Les critères pour bien équiper une salle de réunion de visioconférence
Pour l’audio et la vidéo
Une bonne salle de visioconférence doit pouvoir intégrer parfaitement les différents équipements sans se faire remarquer. Pour permettre alors une immersion totale dans la visio, il est primordial de remplir deux critères importants :
- un affichage en haute définition ;
- une qualité de son claire et nette.
Le nombre de participants à la réunion
Le nombre de participants à la visioconférence peut affecter grandement la qualité de la communication. Ce nombre varie entre une à deux personnes devant une webcam Full HD, à une réunion avec plus de 10 personnes en utilisant des systèmes de visioconférence. Enfin, pour les grandes réunions, l’utilisation de captation audio dans toute la pièce, par micros ou par système d’audioconférence, est primordiale pour permettre une communication bien claire et nette.
Veiller à l’ergonomie et aux outils de partage
L’ergonomie permet d’améliorer la productivité et d’utiliser des systèmes de visioconférence plug’n’play qui consistent à brancher son ordinateur au périphérique pour lancer la réunion. L’ergonomie consiste dans la manière dont on interagit avec l’affichage et le flux de communication. Des systèmes avancés de visio permettent aujourd’hui de réaliser des partages d’écrans, de contenus et de documents, fonctionnalités qui améliorent grandement la qualité des réunions menées par visio.
Les différents équipements de visioconférence
Les écrans
L’écran est bien évidemment indispensable pour pouvoir mener une réunion en visio. Celui-ci se doit donc de posséder un affichage de très haute définition et sa taille doit être adaptée selon le nombre de participants. Généralement, pour remplir ces deux critères, les entreprises utilisent le moniteur de la salle de réunion ou alors un vidéoprojecteur. On peut par exemple parler de l’écran numérique interactif 65 pouces d’Ecran interactif.net, premier fournisseur d’écran interactif en France. Le système d’affichage en visioconférence repose généralement sur l’usage de deux écrans :
- la première pour voir les collaborateurs à distance ;
- la deuxième pour le partage d’écran.
La caméra
Avoir une caméra haute résolution est primordial pour permettre une excellente communication à distance non verbale. Cela apporte une touche de proximité et des réunions plus humaines et moins stressantes.
Les haut-parleurs
Le son est bien évidemment le critère le plus important. Pour entendre les collaborateurs à distance, il est possible d’utiliser un casque audio ou bien des systèmes de sonorisation pour salles de réunion, voire des enceintes Bluetooth portables.
Les micros
Pour assurer la captation audio, il existe plusieurs modèles de micros pour visio :
- micros centraux de type « pieuvres » ;
- micros déportés de type pods ;
- micros pupitres ;
- barres de visioconférence avec micros intégrés ;
- systèmes d’audioconférence à micros virtuels.
