Malgré la digitalisation de plus en plus importante des entreprises, le photocopieur, qui sert à dupliquer et à réaliser l’impression de documents importants, reste un équipement indispensable au sein d’une société. Il assure en effet le bon fonctionnement de l’activité. C’est un outil qui facilite le travail et rationalise les coûts. Ce dispositif est également essentiel pour éviter que les documents sensibles tombent entre de mauvaises mains.
Pourquoi le photocopieur est-il un indispensable en entreprise ?
Malgré la dématérialisation et la digitalisation en entreprise, les photocopieurs sont toujours d’actualité. Ces équipements facilitent énormément le travail des collaborateurs, notamment lorsqu’il s’agit d’un modèle multifonction qui a la capacité de numériser, d’imprimer et de réaliser des copies en couleur. Les photocopieurs sont très utilisés dans plusieurs secteurs d’activité, qui s’en servent pour imprimer des brochures ou tout autre document important de l’entreprise.
Les photocopieurs et les imprimantes, comme tout autre matériel informatique, sont des dispositifs ayant une importance capitale dans toute structure. Ils favorisent l’exécution optimale de plusieurs tâches dans chaque service. Ils permettent par ailleurs d’optimiser l’organisation du travail et aident à l’atteinte des objectifs. Cela s’explique par le gain de temps que vous et vos collaborateurs pouvez réaliser. Nul besoin de vous déplacer, vos impressions sont réalisées sur place. Un déplacement est synonyme de perte de temps, mais surtout, la prestation en externe peut au final représenter un coût assez conséquent.
Comment entretenir vos photocopieurs ?
Les équipements de bureau tiennent une place prépondérante dans le quotidien d’une entreprise. Il faut donc en prendre soin et faire le nécessaire pour les maintenir en bon état. La meilleure solution pour assurer l’entretien de votre photocopieuse est de faire appel à un professionnel dans le domaine. Vous pouvez ainsi prendre un contrat de maintenance de photocopieurs auprès de professionnels spécialisés pour assurer l’entretien de vos appareils. En confiant la maintenance de votre machine à un expert, vous éviterez d’éventuels problèmes.
Plusieurs petites pièces composent en effet votre photocopieur et le moindre geste maladroit peut nuire à son fonctionnement ou à ses performances. L’entretien ne consiste pas en un simple nettoyage de l’appareil. Il faut par exemple :
- vérifier l’usure des pièces,
- remplacer les fusibles défectueux,
- régler un éventuel problème de fonctionnement du tambour,
- traiter l’oxydation d’un élément chauffant.
Certains problèmes comme un court-circuit du relais statique ou des soucis au niveau du laser nécessitent l’intervention d’un expert. Confier la maintenance du matériel de travail à un professionnel est toujours plus prudent pour assurer le bon fonctionnement de vos appareils.
Achetez les meilleurs consommables pour votre photocopieur
L’une des méthodes les plus efficaces pour maintenir un bon état de fonctionnement de votre photocopieur est l’utilisation de consommables de bonne qualité. Il faut par exemple éviter d’opter pour du papier de mauvaise qualité. N’oubliez pas non plus de vérifier régulièrement le niveau de remplissage des tiroirs et de les remplir de la manière recommandée par le constructeur. Il est de ce fait déconseillé de remplir les bacs des photocopieurs à ras bord. Les papiers doivent être propres, organisés, secs et prêts à être utilisés. Un papier froissé peut entraîner le bourrage du photocopieur et l’humidité peut onduler et gondoler le papier.
Dans ce cas, l’impression sera inévitablement de mauvaise qualité. Pour fonctionner, un photocopieur a besoin d’électricité, d’encre et de papier. Si le papier doit être de bonne qualité, c’est d’autant plus le cas pour l’encre. Diverses cartouches d’encre sont disponibles sur le marché, parmi lesquelles on retrouve les cartouches d’origine qui sont produites et proposées par le fabricant de l’appareil.
Les encres d’origine sont conçues pour s’adapter à une série de produits et sont notamment conseillées pour une optimisation d’utilisation des photocopieurs. Il existe également les cartouches compatibles, qui peuvent fonctionner avec de nombreuses marques et pour différents types de modèles. Elles ne sont pas de la même marque que la photocopieuse, mais elles disposent des mêmes caractéristiques qu’une encre d’origine et offrent les mêmes performances.
Enfin, on retrouve les cartouches remanufacturées. Elles se distinguent des autres par leur contenant proposé avec une tête d’impression intégrée. La différence réside aussi dans le fait qu’elles sont rechargeables sous certaines conditions. Avec ces différents types de cartouches, il est important de savoir choisir celle à utiliser pour votre photocopieur. Si celles d’origine sont les plus recommandées, leur coût plus élevé peut cependant vous faire hésiter. Grâce à un bon entretien et aux meilleurs consommables, vous pourrez donc profiter de tous les avantages de votre photocopieur pour votre entreprise.
