Ces dernières années, les factures dématérialisées sont de plus en plus utilisées par les entreprises privées et publiques. En effet, la dématérialisation permet de gagner du temps et de diminuer les coûts. De plus, elle permet d’optimiser la productivité et de renforcer la notoriété d’une marque.
Dématérialisation facture : offre les mêmes garanties que les factures classiques
La facturation électronique a la même valeur juridique que la facturation classique. Pour qu’elle soit valable, vous devez authentifier vos factures digitales avec une signature électronique. Pour ce faire, utilisez un logiciel certifié. Ces factures peuvent être utilisées comme pièces justificatives. Elles constituent une preuve d’achat d’un produit par un client. En effet, les factures électroniques peuvent être utilisées à plusieurs fins. Si vous voulez en savoir plus sur la dématérialisation de facture, suivez ce lien.
La dématérialisation des factures permet de réduire vos coûts
La dématérialisation des factures peut réduire vos dépenses et limiter la paperasse. En effet, imprimer des factures en papier peut augmenter vos dépenses de 40 % par mois. De même, selon une étude faite par le syndicat national, près d’une centaine d’entreprises dépenseraient entre 10 000 et 25 000 euros par an dans l’impression papier. Grâce à la dématérialisation, vous pourrez automatiser votre système et envoyer directement les factures par mail à vos clients et fournisseurs.
La dématérialisation des factures réduit les délais de traitement
Les factures en papier sont traitées pendant 7 jours en moyenne par les salariés. Ainsi, si vous voulez augmenter votre productivité, il est préférable de les dématérialiser. Cela permettra à vos collaborateurs de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes. L’automatisation de votre gestion est aussi un moyen d’améliorer la communication interne, car les salariés pourront s’envoyer des documents rapidement. Par ailleurs, vous pourrez éviter les erreurs de saisie et réaliser les paiements au plus vite.
Les factures dématérialisées renforcent la satisfaction client
La transformation numérique a toujours été un moyen d’assurer la satisfaction client. En effet, cette solution permet aux clients de communiquer directement avec l’expert-comptable en cas de besoin ou de recevoir leurs factures dans les meilleurs délais. De plus, la dématérialisation démontre le professionnalisme.
Pour garantir la traçabilité et la transparence
La dématérialisation est un moyen d’éviter les pertes de factures, car elles seront stockées dans un logiciel. Vous pourrez accéder à ces documents à tout moment grâce à un espace personnel sécurisé. Il est même possible de faire un suivi des transactions. Ainsi, la comptabilité de votre entreprise sera transparente. Grâce à la politique de GED (Gestion Electronique des Documents), vos factures pourront être facilement reconnues. De même, il suffit de quelques clics sur l’ordinateur et vous obtiendrez la facture dont vous avez besoin.
Comment dématérialiser vos factures ?
Pour dématérialiser vos factures, il est nécessaire de suivre ces différentes étapes :
- faire appel à un professionnel capable de satisfaire vos besoins ;
- choisir une signature électronique ;
- trouver un logiciel certifié correspondant à vos besoins ;
- se conformer aux dispositions légales et techniques.
