Une entreprise est en général composée de différents volets (volet RH, volet commercial, volet juridique…) qui ont chacun besoin d’informations pour fonctionner. Considérons que les objectifs de chaque volet se tournent tous vers un but commun, qui est le développement de l’entreprise. Pour y parvenir, chaque département va se procurer les informations dont il a besoin auprès du SI. Il doit traiter l’information, et la produire en cherchant dans les données fournies par chaque département. Donc si le département RH (découvrez l’outil sirh ) veut une information exacte sur le taux de rotation des employés par exemple, le SI va piocher les informations auprès de chacun des autres départements. Tout cela pour dire que pour produire une information destinée à un département, le SI ira la chercher dans plusieurs autres départements, et il en sera de même pour les autres. Au final, le résultat est un enchevêtrement d’informations entre les entités qui composent l’organisation, mais dont la gestion sera automatisée grâce au système d’information. Le SI permet ainsi de structurer et organiser l’ensemble des échanges entre départements.
Le système d’information : définition et fonctions
Le système d’information, de quoi s’agit-il ?
Définition du SI
Un système d’information est un ensemble structuré de ressources matérielles, logicielles, de données, de réseaux et surtout de ressources humaines. Il permet de recueillir l’information, de la transformer, de la diffuser, sous différents formats. Le SI repose sur trois piliers :
- Un pilier technique, qui comprend les serveurs et les ordinateurs ;
- Un pilier applicatif : les logiciels informatiques ;
- Et un pilier organisationnel, qui couvre la gestion des règles et des utilisateurs.
Avec une avancée effrénée de la technologie, il est important de disposer des compétences suivantes :
- être capable d’assurer un bon fonctionnement du système d’information déjà existant pour ne pas tomber dans une dette technique du système d’information assimilée au SI Legacy et
- être capables de garantir l’intégration des innovations.
Les fonctions d’un système d’information
Un système d’information a quatre principales fonctions.
1. Collecter les informations internes et externes
Toute organisation qui veut être pérenne doit maîtriser l’information. Cette dernière, quand elle est pertinente, permet de prendre des décisions importantes, de surveiller son activité, de la piloter, et de créer de la valeur. L’information doit d’abord être collectée : le SI va la recueillir et l’enregistrer dans ses systèmes dans le but de la traiter.
L’information a deux provenances :
- Interne : il s’agit d’un flux d’information généré par les entités qui sont internes à l’organisation, les informations qui proviennent de son fonctionnement, mais également les flux d’informations informelles.
- Externe : c’est le flux d’information qui provient des parties prenantes externes à l’entreprise (les fournisseurs, les clients, l’État…). Ces informations sont essentielles pour anticiper les mutations et l’adaptation du SI. C’est grâce à des veilles que l’entreprise pourra prendre conscience de la dimension de l’attention à accorder à ces informations externes.
2. Mémoriser les informations qui doivent être organisées, accessibles et sécurisées
Quand l’information est collectée et enregistrée, elle doit être stockée. Afin de pouvoir être utilisée ultérieurement, ou pour des fins d’obligations légales, l’information doit être stockée de manière stable, durable et sécurisée. C’est là l’utilité des méthodes d’archivages, des méthodes de sauvegarde, de protection des données contre les piratages, ou des techniques pour prévenir la destruction des données. Le SI doit donc assurer la sécurisation des informations.
3. Traiter les données pour que les informations soient exploitables
Quand l’information est stockée, elle peut être traitée. Il s’agit d’exploiter l’information existante pour en produire de nouvelles. Pour ce faire, l’information passe par des programmes informatiques ou par des opérations manuelles. Le traitement de l’information peut également consister en : la consultation de l’information, son organisation et sa mise à jour.
4. Diffuser l’information
L’information enregistrée ne peut servir à rien si elle ne parvient pas à ceux qui ont en besoin. Elle n’a de la valeur que si elle est communiquée auprès des bons destinataires. Rappelons que les récepteurs de l’information vont s’appuyer dessus pour prendre des décisions, d’où l’importance de l’adapter au besoin et profil du destinataire.
L’urbanisation du système d’information
Dans une organisation, plus les flux d’informations se font nombreux, plus l’architecture informatique qui est le Système d’Information sera fragilisée.
Comparons le système d’information à une ville. Celle-ci est composée de plusieurs noyaux : des zones de résidence, des zones commerciales et industrielles, des écoles, des hôpitaux, des bâtiments administratifs, reliés entre eux par un système de voirie. Dans une entreprise, ces différents noyaux seront les départements y existant, et les différents logiciels attribués à chaque département.
Plus la population de la ville et ses besoins augmentent, plus la ville doit évoluer pour les accueillir. Pour garder un niveau de vie optimal dans la ville en question, les autorités doivent adapter les infrastructures aux exigences nouvelles, tout en considérant le budget de la mairie. Dans la vie de l’entreprise, chaque jour, de nouvelles informations vont surgir, de nouvelles solutions digitales s’offrent à elles, notamment les applications.
Pour que l’entreprise garde (voire améliore) son niveau de performance, elle est obligée de renforcer son système d’information, notamment grâce à l’urbanisation informatique. Il s’agit d’étudier les différents secteurs fonctionnels d’une entreprise, d’en réaliser une cartographie et d’étudier de la même manière le SI.
Gare à la dette technique dans le système d’information
Attention, il est important pour le bien de la ville de toujours s’adapter à sa population croissante en nombre et en nature de besoins. Elle doit, par exemple, créer de nouvelles infrastructures pour les nouveaux arrivants. La ville doit aussi créer de nouveaux emplois, pour que les nouveaux arrivants ne soient pas au chômage. Bref, la mairie de la ville doit anticiper tous les problèmes et proposer des solutions adéquates pour s’adapter à ces changements.
Il en est de même pour le SI : l’organisation doit pouvoir parer à toute éventualité et traiter immédiatement les problèmes que le grand afflux d’informations a créés, sinon gare à la dette technique. En effet dans un SI, il s’agit de la différence entre l’existant et l’état des composants du SI : infrastructure, code, logiciel… Pour mettre un terme à cette dette, il s’agira de mettre en œuvre le nécessaire pour permettre au système d’information d’être dans l’état de l’art. Cela consistera par exemple à gérer l’obsolescence et la mise à niveau des composants en les faisant évoluer vers une cible plus récente, revoir le code incompatible avec le standard ainsi que les pratiques de développement, mettre à niveau les équipes techniques.
