Chaque organisateur sait que l’engagement et la participation sont la clé lorsqu’il s’agit de réunions, de sessions de formation ou de conférences et la disposition des salles joue un rôle majeur dans la réalisation de ces objectifs. En choisissant le bon lieu qui reflète vos opérations commerciales, vos principes et votre style, vous pouvez donner une impression raffinée à vos parties prenantes et définir votre marque, votre vision et votre identité commerciale. Ce guide vous aidera à établir une perspective améliorée pour votre entreprise en vous donnant une idée sur ce qu’il faut garder à l’esprit lors du choix de vos prochaines salles de conférence, espace ou lieu de réunion.
Comment choisir une réservation de salle de réunion ?
Ambiance salle de réunion
Toutes les salles de réunion ne sont pas égales. Ce ne sont pas non plus les types de réunions que vous organisez. Idéalement, vous voulez un espace de réunion qui complète la nature de votre réunion. Par exemple :
- Si vous rencontrez des clients ou des prospects, choisissez une salle qui projette le professionnalisme.
- Pour les ateliers d’une journée, vous pourriez avoir besoin d’un espace flexible avec restauration sur place.
Offres d’installations
Lorsque vous envisagez de louer une salle de conférence, vous devez savoir ce qui est inclus. Vous pourriez avoir besoin de quelques éléments de base, tels que :
- Wi-Fi fiable pour tous les participants
- Un microphone pour les haut-parleurs
- Un projecteur
- Capacités de visioconférence
- Une imprimante
Coût réel de location de la salle de réunion
Parlons chiffres. Avant de signer des contrats, vous devez déterminer le coût de la salle de réunion et, plus important encore, les coûts cachés de planification d’événements impliqués. Trouvez la salle de réunion répondant à vos besoins sur https://www.kactus.com/fr/france/marseille En plus du tarif réel de location de la salle de conférence, faites attention aux coûts supplémentaires tels que :
- Frais d’installation et de grève
- Accès au pouvoir
- Impôts
- Frais de service
- Conseils
Quel type de salle à choisir ?
La configuration de la salle peut influencer la façon dont les participants réagissent au contenu de la réunion et comment ils interagissent les uns avec les autres. C’est un aspect crucial de votre événement, car l’espace physique crée l’atmosphère, influençant l’efficacité de l’orateur et la réponse du public.
Sièges en U
Une disposition des sièges en forme de U signifie que les chaises et les tables sont disposées de manière ouverte, chaque délégué étant tourné vers l’intérieur. Cette configuration classique de salle de réunion permet aux participants de se faire face, avec le conférencier ou le président à la fin.
Salle de réunion ou de style conférence
Avec une grande table pouvant accueillir jusqu’à 20 personnes, il y a suffisamment de place pour l’équipement, comme les ordinateurs portables des délégués, les appareils de vidéoconférence et les téléphones portables. Tous les délégués font face au milieu, permettant l’interaction et la discussion dans toutes les directions.
Salle de cours
Une disposition des sièges de style salle de classe signifie que les tables et les chaises sont disposées en rangées, toutes face à l’avant de la salle de réunion. Souvent utilisé pour les conférences, il profite à l’interaction entre l’orateur et les participants, mais pas tellement entre les participants.
Style théâtre
Les sièges de style théâtre sont de forme classique, où les délégués s’assoient sur des rangées de chaises comme s’ils étaient dans un théâtre ou un cinéma. Il s’agit d’une forme généralement utilisée pour les événements plus importants où de nombreux participants écoutent le contenu présenté sous forme de conférence ou de discours.
Cabaret
Les participants sont assis à plusieurs tables rondes, mais avec des espaces vides vers la scène ou autour du podium du conférencier. Les tables sont généralement placées stratégiquement pour maximiser l’engagement et donner aux délégués la ligne de vision la plus claire. Idéal pour les exercices et discussions en petits groupes, l’accent est bel et bien mis sur l’orateur, ou sur des informations affichées de manière centralisée.
