La gestion de paie consiste à réaliser toutes les tâches liées à la rémunération des employés et au calcul des contributions et cotisations relatives à cette rémunération. Les TPE et PME choisissent généralement de faire appel à un prestataire externe pour gérer ces tâches. Quels en sont les avantages ? Et en quoi consiste concrètement la gestion de paie ?
Les enjeux de la gestion de paie
Les réglementations et les dispositions conventionnelles relatives à la gestion de paie sont en constante évolution. La personne en charge doit effectuer une veille légale et juridique afin de s’assurer que l’entreprise fonctionne dans le respect du cadre législatif en vigueur. Faute de quoi, elle expose la société à des sanctions en cas de contrôle de l’URSSAF ou à une action aux prud’hommes.
La gestion de paie est un travail à part entière. Ses fonctions sont effectuées en interne par un gestionnaire de paie, par un responsable administratif et financier ou conjointement par le département comptabilité et celui des RH (en savoir plus sur l’outil sirh). En l’absence de ressources humaines dédiées à ce service, les dirigeants peuvent externaliser cette prestation. Elle est effectuée par un cabinet d’expert-comptable ou par une entreprise spécialisée, telle que VR Consulting, et qui en fait son cœur d’activité.
Passer par une entreprise de consulting présente de nombreux avantages. Si le cabinet d’expert-comptable est habilité à livrer ce genre de prestation, ce n’est pas son cœur de métier, contrairement à la société de consulting. Elle est donc la mieux placée pour gérer toutes ces tâches.
Pour une structure de petite ou moyenne taille, cette solution d’externalisation est souvent moins coûteuse que la création d’un poste de gestionnaire de paie ou de responsable administratif et financier. Et en vous affranchissant de ces contraintes et responsabilités, vous pouvez à votre tour vous concentrer sur votre cœur d’activité.
Ce qu’il faut savoir sur la gestion de paie
La gestion de paie se charge de la collecte et du traitement des données des salariés, de manière à pouvoir calculer leur rémunération. Les données concernent les absences, le planning, les heures travaillées, les heures supplémentaires effectuées, les jours de congé consommés, les frais engagés dans le cadre de l’activité, les primes, ainsi que les autres gratifications.
Elle doit ensuite calculer les contributions sociales et les cotisations salariales et patronales, ainsi que le taux de prélèvement à la source. Ce n’est qu’après qu’elle peut produire les fiches de paie et reverser les salaires. La personne ou l’entité en charge de la gestion des paies doit également s’occuper des documents sociaux relatifs à l’embauche, le départ à la retraite et la rupture du contrat de travail. Il s’agit notamment de la déclaration unique d’embauche, de la déclaration sociale nominative, du contrat de travail et de ses avenants, des attestations Pôle Emploi, du solde de tout compte, etc (en savoir plus sur jedeclare ).
La gestion de paie implique aussi des obligations administratives. Le responsable doit effectuer les différentes déclarations de cotisations sociales et les envoyer aux organismes compétents, mais aussi la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
