De nos jours, il est possible de s’orienter vers la dématérialisation des documents administratifs. On assiste donc à la disparition progressive des décrets et décisions qui parviennent aux élus par voie postale. L’informatique permet désormais l’accès à des plateformes de tiers de confiance qui proposent divers outils. Les technologies les plus utilisées dans ce domaine sont le SaaS et les services Cloud.
Les avantages d’utiliser les logiciels SaaS
Opter pour les solutions SaaS en tant que logiciel de gestion des délibérations apporte de nombreux avantages, à savoir :
- un gain de temps à différents niveaux : d’une part, le logiciel peut être déployé rapidement et, d’autre part, l’utilisation du logiciel rend le travail plus productif grâce à l’automatisation des processus métier ;
- des coûts optimisés et maîtrisés : l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans l’infrastructure informatique, la maintenance et la gestion des équipements informatiques, le support aux utilisateurs, etc ;
- une offre tout-en-un : l’abonnement SaaS comprend le logiciel, la maintenance, l’hébergement et la gestion du support. Cela soulage le service informatique de l’entreprise ;
- des solutions accessibles partout et à tout moment depuis n’importe quel appareil connecté : au bureau, sur le lieu de travail, en déplacement, etc. Les contraintes d’espace et de temps n’existent plus, votre logiciel est disponible 24 heures sur 24 en cas de besoin ;
- un service évolutif : les logiciels SaaS sont mis à jour régulièrement. Les nouvelles versions comprennent des développements fonctionnels et techniques ainsi que des corrections d’erreurs. Au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins, de nouvelles fonctionnalités peuvent être proposées, et le nombre d’utilisateurs peut également être adapté ;
- des données sécurisées : les données de votre entreprise sont centralisées et stockées sur des serveurs sécurisés.
Les avantages des solutions Cloud pour les entreprises
Une puissance de calcul rapide
La puissance de calcul du service Cloud permet de traiter plus rapidement les tâches complexes. Les serveurs virtuels augmentent la puissance des processeurs dédiés aux opérations les plus difficiles. Cela réduit considérablement le temps de traitement des fichiers.
Des logiciels performants
L’un des avantages indéniables des services Cloud est la rapidité de la facturation. Les entreprises ont désormais la possibilité de louer des logiciels et des applications qu’ils ne pouvaient pas acheter en raison du coût élevé des licences. Les fournisseurs de services Cloud offrent également une haute disponibilité, jusqu’à 99,9 %. Avec la disponibilité et la reprise des services, un serveur de secours est immédiatement disponible pour prendre le relais en cas de problème.
Des coûts réduits
Avec les services Cloud, une entreprise n’a plus besoin d’acheter du matériel coûteux pour gérer ses propres serveurs. Elle investit moins pour optimiser son travail avec des résultats plus probants à court et à long terme.
KDelib comme logiciel de gestion des délibérations
Dans cette perspective de délibérations et de dématérialisation des documents administratifs, la gestion des délibérations se fait entièrement dans le Cloud. L’outil KDelib est un outil très complet qui a l’avantage d’être disponible à tout moment.
Avec cet outil, les collectivités locales peuvent prendre en charge la préparation des rapports, notamment les statuts, les décisions et les délibérations avec annexes. KDelib permet aussi de gérer les réunions préparatoires et de suivi. Par exemple, il permet d’envoyer des convocations sous formes numériques aux parties concernées avant la réunion, d’établir un rapport de présence et de vote pendant la réunion et de publier des rapports après la réunion.
