Lorsque vous avez un projet de construction de bâtiments, plusieurs acteurs peuvent être sollicités. Les dépenses sont donc multipliées. Pour une meilleure gestion des dépenses, il est donc conseillé pour le professionnel du bâtiment de faire appel à un comptable spécialisé BTP pour effectuer une comptabilisation du compte prorata du chantier. En quoi cela consiste-t-il ?
Un compte spécifique à l’entreprise de bâtiment
Dans la comptabilité d’une entreprise de bâtiment, il y a certaines spécificités comptables qu’il convient de maîtriser. Par exemple, il y a la TVA travaux publics ou encore l’écriture comptable retenue de garantie. Le compte du prorata doit faire l’objet d’un enregistrement par le comptable selon les normes en vigueur préconisées pour la comptabilité du bâtiment. Le plan comptable bâtiment comporte ces comptes.
La facture du compte prorata
Lorsque plusieurs entreprises du bâtiment doivent travailler sur un chantier commun, les dépenses doivent souvent être partagées. Parfois, ces dépenses ne sont pas prévues initialement, pourtant, elles sont nécessaires au projet. Le compte prorata est un compte spécifique du plan comptable bâtiment. Il permet de gérer les frais communs des différentes entreprises qui effectuent les travaux communs. Pour alimenter le compte, il faut utiliser le prorata du temps passé sur le chantier pour chacune des entreprises. Le compte prorata concerne aussi bien les marchés publics que les marchés privés. Le compte prorata peut concerner également les contrats de sous-traitance, par exemple dans les marchés à lots séparés.
Dépenses concernées par le compte prorata
La répartition, ainsi que les modalités pour les gérer et les régler sont déterminées dès la remise des prix. Les dépenses peuvent concerner :
- la facture d’eau et d’électricité ;
- le nettoyage ;
- les frais de gardiennage ;
- l’entretien du bureau.
Cela peut concerner également les dépenses de la convention d’entreprises et les documents contractuels. Par contre, cela ne concerne pas les dépenses d’investissement et les fournitures.
La gestion du compte Prorata
Le gestionnaire
Le compte prorata est pris en charge par l’entreprise de gros œuvre. Elle va établir les factures du compte prorata ou les appels de fonds. Les dépenses communes sont très souvent payées par le gestionnaire. Un comité de contrôle va valider les comptes. Le gestionnaire est rémunéré à hauteur de 8 % TTC sur les charges du compte prorata.
La répartition des dépenses entre chaque entreprise BTP
Les frais communs sont répartis soit au décompte, soit au forfait. Avec le forfait, le gestionnaire va consigner les dépenses et les répartir entre les entreprises selon les modalités définies par le comité de contrôle. C’est à la fin du chantier que le décompte final est fait. Il y a retenue au prorata du montant de la facture de chaque société.
Avec le forfait, les frais à porter au débit du compte prorata sont énumérés dès le début du chantier. Chaque entreprise verse sa quote-part.
Clôture du compte prorata
Une fois les travaux clôturés, le gestionnaire clôture le compte et donne les charges à payer pour chaque société. Elles ont 15 jours pour faire leurs observations. Le solde et la répartition du compte sont vérifiés et approuvés par un comité de contrôle. Après approbation, on peut émettre les factures.
Comptabilisation selon le plan comptable BTP
Les écritures comptables dépendent du statut de la société : gestionnaire du compte prorata ou utilisateur. Chez le gestionnaire, les dépenses sont placées au compte des charges habituel. Les appels de fonds sont mis sur le compte des produits.
