Lorsque l’on souhaite transmettre un document confidentiel ou important et surtout s’assurer qu’il a bien été reçu par son destinataire avec une preuve indiscutable, c’est la lettre recommandée avec accusé de réception qui est sollicitée. Il s’agit d’un courrier papier, mais que l’on peut aussi retrouver en version dématérialisée de nos jours et qui permet de profiter de nombreux avantages.
L’envoi recommandé en ligne, comment ça marche ?
L’envoi recommandé en ligne ressemble trait pour trait à un envoi par lettre recommandée classique à quelques différences près.
- Tout d’abord, comme son nom l’indique il se fait en ligne et est entièrement dématérialisé, l’envoi peut donc se faire depuis un ordinateur, un smartphone ou encore une tablette.
- Une fois la plateforme souhaitée choisie (attention à privilégier les systèmes eIDAS pour plus de sécurité), il suffit de s’inscrire. Il est alors possible, soit de taper soit de télécharger le fichier de la lettre que l’on souhaite envoyer.
- Ensuite, il faut entrer les informations concernant son destinataire et donc au moins connaitre son nom, son prénom et son adresse e-mail.
- Une fois la lettre prête à partir, la plateforme va vérifier son identité à travers différentes manipulations qui nécessitent le plus souvent de prendre en photo sa carte d’identité ainsi que son visage pour s’assurer que la personne qui envoie la lettre est bien la même que sur la pièce d’identité. La lettre peut alors partir.
- De son côté, le destinataire va recevoir une notification par e-mail lui indiquant qu’une personne lui a adressé un envoi recommandé en ligne. Il ne connaitra à ce moment-là ni le contenu du courrier ni l’identité de la personne qui lui envoie. Il peut alors accepter, refuser ou ignorer le courrier.
- S’il accepte l’envoi recommandé en ligne, son identité est vérifiée et il peut alors accéder à l’intégralité du courrier et l’expéditeur reçoit un accusé de réception.
- S’il le refuse, il n’accède à rien de plus et l’expéditeur reçoit une preuve de refus.
- S’il ne donne pas de réponse, il recevra plusieurs notifications de relance et si elles restent sans réponse à nouveau l’expéditeur recevra une preuve de négligence.
En somme, l’intégralité du processus se fait de manière dématérialisée, mais se passe exactement comme l’envoi d’une lettre recommandée classique (plus d’informations sur l’envoi recommandé en ligne sur le blog Entreprise et Compagnie).
Quels avantages à choisir l’envoi recommandé en ligne ?
L’envoi recommandé en ligne offre différents avantages par comparaison à l’envoi de lettre recommandée classique. Tout d’abord, il ne nécessite pas de se déplacer en bureau de poste et peut être réalisé en quelques clics n’importe où ce qui rend le processus beaucoup plus pratique et facile à réaliser. Ensuite, il s’agit d’un moyen plus rapide d’envoyer un courrier ce qui est très intéressant lorsque l’on a des délais serrés. L’envoi se fait de façon quasi instantanée, il n’y a donc pas de délai d’attente à prendre en compte si ce n’est le temps que mettra le destinataire à consulter sa notification. Par ailleurs, l’envoi recommandé en ligne est aussi une solution plus économique et écologique que la lettre recommandée classique. Elle ne nécessite ni papier ni impression et encore moins d’être physiquement acheminée à son adresse de livraison. Les personnes qui se soucient du bien-être de l’environnement apprécieront donc de pouvoir se tourner vers ce type de solution tout en faisant des économies. Enfin, elle est tout aussi fiable et juridiquement viable qu’une lettre recommandée classique à condition bien sûr de faire appel à un service de confiance disposant notamment du système eIDAS (plus d’informations sur le sujet ici).
