La récente crise sanitaire a marqué le début d’une nouvelle ère au sein des entreprises. Les méthodes de travail traditionnelles ont alors rapidement été remplacées par le télétravail. Ce concept qui désigne le fait de travailler à distance s’est inscrit dans les habitudes de communication, ce qui a contraint les sociétés à aménager des salles de visioconférence.
Salle de réunion et visioconférence : l’essentiel
L’incontournable en visioconférence
L’aménagement d’une salle de réunion en une salle de visioconférence requiert l’utilisation du meilleur matériel possible. Les réunions professionnelles demandent une certaine qualité, notamment en matière de son et d’image. Ces deux critères permettent le bon déroulement d’une réunion, sans coupure et effet de négligence. Ainsi, pour un affichage net et un son précis, il est primordial de privilégier le matériel professionnel adéquat.
Délimiter le nombre de personnes
Avant de se munir d’un système de visioconférence, la délimitation du nombre de personnes est un critère à prendre en compte. En effet, une réunion à distance peut concerner une ou deux personnes, comme il peut en concerner 20 ou 30. Selon le nombre de personnes présentes, différents matériels se présentent aux professionnels : les simples webcams Full HD ou les grands kits complets. Dans le cas de réunion impliquant un nombre important de personnes, il est conseillé d’instaurer une captation audio dans toute la salle. En mettant en place de nombreux micros et caméras, la chance de se sentir à l’écart devient minime. Toutefois, il reste essentiel de veiller à avoir un affichage grand écran et assurer un système de sonorisation adapté et discret.
L’intégration à la salle de réunion
La question de l’intégration du système de conférence à une salle de réunion est un point primordial à aborder. En fonction des besoins de l’entreprise, ce système peut être soit des kits amovibles, soit des systèmes directement installés. Dans le premier cas, le système de visioconférence se déploie en quelques minutes, uniquement en cas de besoin. Dans le second cas, tout le système se voit déjà installé dans une salle dite « salle de réunion high-tech ». Les salles high-tech permettent une productivité maximale sur le long terme, tandis que les kits amovibles permettent une totale mobilité. L’intégration des structures de vidéoconférence peut être faite de diverses manières comme les sonorisations intégrées aux murs, les vidéoprojecteurs ou encore les barres de visioconférence etc.
L’ergonomie du système
Pour envisager une bonne réunion par vidéoconférence, il est également fondamental d’accorder une attention particulière à son ergonomie. Pour fluidifier la mise en place des réunions, il existe le concept du « Bring Your Own Meeting ». Le « BYOM » désigne le fait d’apporter son ordinateur avec les périphériques qui sont ouvertement prêts à l’emploi. Pour optimiser les réunions, il est aussi important de penser à l’affichage, le flux de communication, ainsi que les différents outils de partage. Pour cela, il est recommandé de s’équiper d’écrans tactiles ou combinés, des pointeurs, ainsi que des fonctionnalités de partage de contenu, de documents et d’écrans.
Le prix d’un système de visioconférence
Le tarif d’un système de vidéoconférence varie énormément en fonction du choix effectué par l’entreprise. Ce système peut partir d’une simple Webcam haute-définition à un kit tout compris en passant par les systèmes dotés de téléprésence intégrés. En partant d’une vision large, la fourchette de prix de ces systèmes peut être de 2 000 euros à 10 000 euros selon la marque et les fonctionnalités de ceux-ci.
L’équipement d’un système de visioconférence
Les systèmes de visioconférence « tout-en-un »
La solution la plus simple pour se munir de tous les équipements est de se procurer les solutions intégrées ou les kits « tout-en-un ». Ces solutions permettent d’avoir l’ensemble du matériel, sans avoir à les acheter séparément. Il est à compter parmi eux :
- les barres de visioconférence comme la barre visio poly qui garantit un tout-en-un de qualité supérieur ;
- les kits de visioconférence qui comprennent les périphériques de captation audiovisuelle ;
- les stations de visioconférence qui comportent tout le matériel nécessaire en plus petit format.
Les écrans de vidéoconférence
L’écran de vidéo représente la pièce maîtresse d’un système de visioconférence. Sa taille diffère selon le nombre de participants et selon les besoins de la réunion. Il est généralement conseillé d’avoir deux écrans afin de bénéficier d’un support de contenu et d’un support pour voir les collaborateurs. L’écran peut être installé sur des trépieds, sur des supports escamotables, des supports au sol classique ou encore fixés au mur.
La caméra
La caméra joue également un rôle majeur dans les réunions en vidéoconférence puisque la captation vidéo repose sur celle-ci. Une bonne qualité d’image instaure un sentiment de proximité entre les participants, tout en facilitant la communication non verbale.
Les hauts parleurs
En ce qui concerne la communication verbale, la diffusion sonore en est l’outil principal. Afin de maximiser la qualité du son, il est fondamental d’opter pour un système de sonorisation adéquat.
Les microphones
Le choix des micros s’étend sur une catégorie des plus diversifiées. En effet, il existe, sur le marché, de nombreux modèles selon les besoins. La recommandation des spécialistes reste toutefois le choix d’une captation audio intégrale. Ce dispositif unique se fixe sur un mur ou le plafond et permet de capter la totalité des voix sonores d’une pièce, ce qui simplifie remarquablement les échanges. En plus de sonoriser entre 3 à 30 personnes, ces systèmes ne requièrent pas de parler en direction du micro.
Le choix de l’outil de visioconférence
Qu’est-ce que l’outil de visioconférence ?
L’outil de visioconférence permet aux différents collaborateurs d’organiser des réunions virtuelles et à distance. Il existe de nombreux outils dans le secteur qui contribuent à créer des salles de réunions en ligne. Fonctionnant habituellement de la même manière, ses espaces de travail virtuel sont accessibles en se connectant à la plateforme, et en partageant le lien. En se joignant au lien de la réunion, les autres collaborateurs se retrouvent dans la même salle de visioconférence en ligne afin de travailler ensemble et simultanément.
Les outils de vidéoconférences professionnels
Bien que certaines applications de messagerie soient propices aux appels vidéo, elles ne sont pas toujours adaptées aux réunions de travail. Pour assurer des conférences professionnelles, il est vivement conseillé de se tourner vers les outils qui offrent de meilleures qualités audio et vidéo. Parmi les meilleurs outils de visioconférence, il est à prendre en compte :
- Zoom ;
- Google Meet;
- Skype Entreprise ;
- Microsoft Teams.
Il existe des outils de visioconférence gratuits comme payants. Le point à ne pas omettre est de bien veiller à ce que chaque collaborateur utilise une solution commune et compatible.
Une salle de réunion conforme aux réunions virtuelles
Pour transformer une salle de réunion en salle de visioconférence, il est capital de s’intéresser au confort auditif de celui-ci. Les murs, fenêtres, tables, plafond et diverses surfaces dures peuvent réfléchir les voix et générer de l’écho. Afin de limiter les désagréments auditifs, l’entreprise doit veiller à déployer certaines situations dont :
- l’équipement des rideaux et stores vénitiens ;
- l’intégration de panneaux acoustiques ;
- l’emplacement stratégique des autres sources sonores comme la climatisation ;
- l’installation de plantes vertes pour freiner les réverbérations.
Le mobilier d’une salle de visioconférence
Au-delà des équipements du système de visioconférence, il est aussi nécessaire de se fournir de tout le mobilier nécessaire. Le choix des meubles représente un élément important dans la transformation d’une salle de réunion et elle passe par un confort optimal, ainsi qu’une bonne praticité. Comme dans les salles de réunion classiques, les tables et les chaises sont cruciales. Toutefois, il est à bannir : les tables et dessertes sans solution passe-fil, les chaises esthétiques, mais non confortables et les mobiliers en verre. En plus d’être froid et salissant, le verre est une matière réverbérante.
Les avantages d’une salle de réunion à distance
Toutes les entreprises, de tous secteurs confondus, doivent désormais faire face au besoin des systèmes de visioconférences. En effet, avec la mondialisation, le télétravail et le travail nomade, il devient majeur de trouver des solutions qui facilitent la communication malgré la distance. Ces nouvelles technologies permettent non seulement d’échanger une discussion professionnelle de vive voix, mais aussi de maintenir une réunion pendant un temps indéterminé. Fonctionnant de manière instantanée et rapide, ces services offrent la possibilité aux différents collaborateurs de bénéficier de quelques heures de rendez-vous sans bouger de leurs localisations. En plus de représenter une économie d’argent, les réunions en visioconférence ménagent du temps et de l’énergie.
