Les opérations de traitement de données personnelles sont désormais réglementées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cette nouvelle loi s’applique à tous les organismes publics ou privés qui recueillent et traitent des données à caractère personnel des ressortissants européens. Ainsi, même si l’entité se trouve en-dehors de l’Union Européenne, elle doit se conformer avec le RGPD.
Qu’est-ce qu’un logiciel DPO ?
Nombreuses sont les entreprises qui recueillent chaque jour une quantité impressionnante de données personnelles à des fins publicitaires. L’usage de ces données suscitait toujours de nombreux questionnements, notamment l’égard envers les droits des personnes. Mais, en vue de garantir le respect de la vie privée et certaines données sensibles, le RGPD fût entré en vigueur en Mai 2018.
Toutefois, la mise en conformité avec ce règlement n’est pas un processus facile pour les entreprises. C’est pourquoi la CNIL ou l’autorité de contrôle française propose le recours à un logiciel DPO. Cet outil vous offre tous les moyens nécessaires pour se mettre en conformité avec le nouveau règlement.
Pour faciliter le travail des responsables de traitement et des sous-traitants, le logiciel va en effet permettre de structurer les tâches à réaliser. En gros, cet outil va simplifier la gestion des données et la gestion des risques. Il permettra aussi de démontrer la conformité avec le RGPD.
Quelles sont les utilités de cet outil ?
Le RGPD exige des organismes privés et publics qu’ils garantissent le respect des droits et libertés des personnes concernées. Ils sont donc soumis à différentes obligations mais le logiciel DPO leur permettra de les mener à bien.
Faire une cartographie des traitements
Faire un inventaire des opérations de traitements de données personnelles permettra de limiter les risques liés à la violation des droits des personnes. Toutes les données doivent être catégorisées et vérifiées. A l’issue de cette cartographie, il sera plus facile de mettre en place des mesures de protection.
Tenir un registre des traitements
La tenue d’un registre était déjà d’actualité du temps de la Loi Informatique et libertés, mais elle fait également partie des nouvelles obligations du RGPD. Ce registre permettra de démontrer que la protection des données personnelles est effectivement assurée. Tout savoir ici.
Gérer les tâches et la violation de données
En cas de fuites de données et en cas de problèmes, le logiciel DPO permettra de gérer les violations plus facilement (étude d’impact, transferts de données à l’international…).
Réaliser une analyse d’impact sur la vie privée
Cette analyse doit avoir lieu si les traitements de données personnelles présentent un risque élevé sur la sécurité des données sensibles et par conséquent la vie privée d’une personne concernée. Le recours au logiciel facilitera la procédure.
Suivre l’audit de conformité
Pour prouver la conformité avec la nouvelle réglementation, les organismes doivent régulièrement réaliser des audits de conformité. Grâce au logiciel, il sera plus facile de suivre l’évolution des actions.
Les avantages du logiciel DPO
Le logiciel DPO est un outil indispensable pour atteindre la conformité. En effet, il permet d’avoir un aperçu global de toutes les actions à mener pour être mis en conformité. Le logiciel permet de déceler plus facilement une faille de sécurité dans les mesures techniques prises. De plus, avec la désignation d’un DPO qui représente déjà un budget important pour l’entreprise, le logiciel permettra de mieux maîtriser les coûts liés aux travaux de mise en conformité.
Comme il permet de faire un suivi régulier et systématique, il permettra de gagner du temps et de l’argent. En effet, les spécialistes en charge des opérations de traitement pourront travailler plus efficacement avec cet outil spécialisé. De ce fait, le logiciel DPO permet de faire des économies.
